Tổng quan về quản lý dự án trên phần mềm FastWork

Đường dẫn:
Thời gian đọc ước tính: 6 phút

1. Khi nào sẽ sử dụng quản lý dự án? 

Dự án được sử dụng khi chúng ta cần thực hiện nhiều công việc liên quan với nhau và thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.

2. Làm thế nào để vận hành tốt dự án ?

Để quản lý tốt công việc dự án chúng ta cần thực hiện tốt các lưu ý sau:

  • Xây dựng 1 đội thành viên tham gia cùng nhau giải quyết các vấn đề
  • Lập kế hoạch mục tiêu công việc rõ ràng và giao việc trên FastWork
  • Luôn rà soát, ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã được giao trong suốt quá trình dự án
  • Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án.
  • Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra.
  • Xây dựng các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi.
  • Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này.
  • Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm.
  • Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những gì nhóm đã thể hiện.
  • Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu đã đề ra.
  • Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: phải làm những gì ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi nào ? Làm như thế nào ? …
  • Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn, sau đó chọn ra cái tối ưu dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (Vd: dựa trên chi phí, thời gian, mục tiêu …)
  • Hãy thương lượng khi cần những nguồn lực/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm.
  • Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.
  • Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này.
  • Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dễ quản lý.
  • Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu.
  • Tránh sự “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc – điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ.
  • Hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính.
  • Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại
  • Luôn cảnh giác các rào cản “phong tỏa” trong quá trình dự án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ.
  • Xem như các thành viên trong nhóm đang thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, do đó, họ sẽ không thể cố gắng liên tục để thực hiện thêm các công việc khác.
  • Đề cử ra những thành viên có thể thực thi nhiều vai trò khác nhau trong quy trình quản lý dự án.
  • Đừng để các thành viên đợi đến “sát nút” mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Khi đó, nếu vấn đề phát sinh, sẽ không còn thời gian trống để sửa chữa và sẽ bị trễ hạn bàn giao.
  • Hãy luôn ghi nhớ 3 lần sức ép: hoàn thành dự án theo đúng tiến độ, kinh phí, mục tiêu và mong đợi của khách hàng.
  • Hãy ghi nhận lại kết quả của các dự án: xem xét lại cả nhóm làm việc và các nhiệm vụ thực thi.

3. Quản lý dự án với FastWork

Với việc sử dụng FastWork quản lý các công việc và tiến độ, tình trạng công việc thật dễ dàng

  • Quản lý tiến độ thực hiện dự án

Tiến độ dự án giúp bạn nắm bắt tiến trình thực hiện dự án đó

Việc tính tiến độ dự án trên FastWork căn cứ trên điểm của các công việc thuộc dự án, hoặc thời gian thực hiện các công việc thuộc dự án

Bạn có thể cấu hình cách tính tiến độ cho dự án theo điểm, thời gian thực hiện hoặc cập nhật thủ công tại cấu hình dự án

– Với cách tính tiến độ theo điểm công việc:

Mỗi công việc chúng ta đều có thể cập nhật điểm để tính khối lượng

Công thức tính căn cứ trên điểm công việc như sau:

Tiến độ dự án = Tổng điểm các công việc đã hoàn thành/Tổng điểm các công việc trong dự án*100

Trong đó: Tổng điểm công việc đã hoàn thành là: Điểm cộng lại của tất cả công việc trạng thái đã hoàn thành trong dự án

– Với các tính tiến độ theo thời gian thực hiện:

Mỗi công việc chúng ta đều có thể cập nhật thời gian thực hiện cho công việc đó

Công thức tính căn cứ trên thời gian thực hiện như sau:

Tiến độ dự án = Tổng thời gian các công việc đã hoàn thành/Tổng thời gian các công việc trong dự án*100

Trong đó: Tổng thời gian các công việc đã hoàn thành là: Thời gian được cộng lại của tất cả công việc trạng thái đã hoàn thành trong dự án

– Hoặc có thể nhập thủ công tiến độ của dự án tính đến hiện tại, tại cấu hình dự án

  • Quản lý tình trạng dự án 

Tình trạng dự án là thực trạng đang diễn ra đối với dự án đó tính đến thời điểm hiện tại là thế nào, căn cứ trên tình trạng dự án ta có thể nắm bắt được sức khỏe của dự án đó để có những chính sách thúc đẩy phù hợp

Trên FastWork tình trạng của một dự án có thể được xác định tự động dựa trên tỉ lệ thực hiện dự án

Tình trạng dự án được xác định như sau:

– Nếu tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch >= 100%: Bình thường

– Nếu tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch >=95%: Tăng tốc

– Nếu tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch >=90%: Lưu ý

– Nếu tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch >=80%:  Rủi ro

– Nếu tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch <80%: Chậm trễ

Tỉ lệ thực hiện dự án = Tổng hoàn thành thực tế/Tổng hoàn thành theo kế hoạch

Trong đó:

Tổng hoàn thành thực tế: Là tổng điểm của các công việc đã hoàn thành tới thời điểm hiện tại

Tổng hoàn thành theo kế hoạch: Là tổng điểm của tất cả các công việc có hạn hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại

Việc xác định tình trạng dự án dựa trên điểm hay nhập thủ công được cấu hình trong mỗi dự án

  • Ngoài ra mô hình quản lý dự án FastWork còn giúp bạn rất nhiều các hữu ích như sau: 

Dashboard cung cấp thông tin toàn diện các dự án

– Xem nhanh tình trạng hoàn thành các công việc trong dự án

– Xem nhanh tình trạng sử dụng nguồn lực để thực hiện các công việc trong dự án

– Xem nhanh tổng quan tiến độ thực hiện dự án

– Xem nhanh tổng quan thu chi của dự án

Liên tục thông báo và cập nhật cho bạn những thông tin liên quan đến dự án

– Cập nhật liên tục tất cả các hoạt động trên Task và Task list

– Thường xuyên nhận báo cáo tiến độ thực hiện công việc

Hiển thị trực quan dự án của bạn

– Quản lý và phân chia công việc trong dự án theo mô hình WBS (Work Breakdown Structure): 

Giúp bạn khoanh vùng phạm vi dự án, chỉ ra được các yếu tố then chốt để hoàn thành dự án và làm rõ các phần công việc mơ hồ. Ngoài ra WBS còn giúp phân bổ tốt hơn nguồn lực thực hiện dự án.

– Làm rõ trình tự và tính chất phụ thuộc của các công việc trong dự án: (Tính năng chờ nâng cấp)

Chỉ ra cụ thể công việc nào phụ thuộc vào việc phải hoàn thành hoặc bắt đầu một công việc khác giúp cho dự án diễn ra đúng quy trình

– Minh họa và hiển thị dự án thông qua các mô hình Gantt, Kanban, bảng phân bổ nguồn lực

Cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về dự án, các nhiệm vụ liên quan, và thời điểm mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành

Quản lý chặt chẽ tiến độ dự án

– Quản lý điều chỉnh tiến độ công việc dự án

Cho phép tự động điều chỉnh tiến độ các công việc trong dự án nhưng giới hạn theo milestone

– Giám sát tiến độ thực hiện dự án theo % khối lượng hoàn thành công việc

Tiến độ dự án được đo lường và đánh giá bằng việc hoàn thành bao nhiêu công việc trên tổng số các công việc phải thực hiện.

Báo cáo tổng hợp

– Báo cáo tổng hợp kết quả hoàn thành công việc

– Báo cáo tiến độ KPIs theo tỷ lệ hoàn thành công việc

=> Giúp Quản lý dự án và Lãnh đạo công ty nắm được tổng quan tình hình thực hiện và kiểm soát tốt hơn các dự án

Bài viết này hữu ích không?
Không thích 0
Lượt xem: 57

Cùng Topics

Bài trước: Phân quyền cho một người dùng truy cập vào các tính năng trong Quản lý dự án
Bài tiếp: Các chỉ số trong tổng quan dự án