Hướng dẫn các thao tác nhanh trên danh sách khách hàng

FastWork hỗ trợ thực hiển thao tác nhanh bổ sung các thông tin của một hoặc nhiều khách hàng

Nếu muốn thao tác nhanh trên tất cả các khách hàng chỉ cần tích chọn vào ô vuông kế bên mã khách hàng -> bấm Chọn tất cả 120 bản ghi (120 là tổng số lượng có trong danh sách khách hàng)

1. Hướng dẫn chức năng gán

Để gán đồng nghĩa với việc thay đổi hoàn toàn từ dữ liệu cũ sang dữ liệu mới tương ứng với các trường thông phần mềm hỗ trợ thao tác nhanh trên một hoặc nhiều khách hàng:

1.1. Hướng dẫn gán bộ phận phụ trách

Bước 1: Chọn CRM -> chọn Khách hàng

Bước 2: Chọn một hoặc nhiều khách hàng cần gán bộ phận phụ trách -> chọn Gán

Bước 3: Chọn Bộ phận phụ trách

Bước 4: Chọ bộ phận muốn gán và Lưu

1.2. Hướng dẫn gán người phụ trách

Bước 1: Chọn CRM -> chọn Khách hàng

Bước 2: Tick chọn khách hàng cần gán → chọn Gán → chọn Người phụ trách

Bước 3: Gán người phụ trách và bấm Lưu

1.3. Hướng dẫn gán người theo dõi

Bước 1: Chọn CMR → chọn Khách hàng → chọn khách hàng cần gán → chọn Gán → chọn Người theo dõi

Bước 2: Gán người theo dõi khách hàng 🡪 chọn Lưu

1.4. Hướng dẫn gán các trường thông tin hỗ trợ lọc và tìm kiếm khách hàng

Bước 1: Chọn CRM -> chọn Khách hàng

Bước 2: Chọn một hoặc nhiều khách hàng cần gán bộ phận phụ trách -> chọn Gán

Bước 3: Chọn các trường thông tin cần gán tương ứng

Bước 4: Chọn thông tin muốn gán nhanh → chọn Lưu

Những trường thông tin này là những trường thông tin có thể thiết lập trong Quản trị phân hệ CRM+

2. Hướng dẫn chức năng bổ sung

Để bổ sung đồng nghĩa với việc giữ nguyên dữ liệu cũ và thêm dữ liệu mới tương ứng với các trường thông phần mềm hỗ trợ thao tác nhanh trên một hoặc nhiều khách hàng

2.1. Hướng dẫn thao tác bổ sung người phụ trách

Bước 1: Chọn khách hàng → chọn Bổ sung → chọn Người phụ trách

Bước 2: Chọn người phụ trách cần bổ sung -> chọn Lưu

2.2. Hướng dẫn thao tác bổ sung người theo dõi

Bước 1: Chọn khách hàng → chọn Bổ sung → chọn Người theo dõi

Bước 2: Chọn người theo dõi cần bổ sung -> chọn Lưu

2.3. Hướng dẫn bổ sung trao đổi

Bước 1: Chọn những khách hàng cần thêm trao đổi → chọn Bổ sung -> chọn Trao đổi

Bước 2: Nhập nội dung cần trao đổi

Trong mục trao đổi @+tên để tag tên người cần trao đổi tại khách hàng và có thể đính kèm file

2.4. Hướng dẫn bổ sung ghi chú

Bước 1: Chọn khách hàng → chọn Bổ sung → chọn Ghi chú

Bước 2: Nhập nội dung ghi chú -> chọn Lưu

3. Hướng dẫn chức năng khởi tạo

3.1. Hướng dẫn khởi tạo lịch làm việc

Bước 1: Từ màn hình danh sách khách hàng, chọn 1 hoặc nhiều khách hàng cần gán danh sách bằng cách tích chọn

Bước 2: Chọn Khởi tạo -> chọn Lịch làm việc

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin thêm mới công việc -> chọn Lưu để lưu thông tin

3.2. Hướng dẫn khởi tạo kế hoạch chăm sóc khách hàng

Bước 1: Tích chọn khách hàng cần khởi tạo kế hoạch chăm sóc → chọn Khởi tạo → chọn Kế hoạch chăm sóc khách hàng

Bước 2: Nhập thông tin kế hoạch chăm sóc khách hàng → chọn Lưu

3.3. Hướng dẫn khởi tạo lịch chăm sóc khách hàng

Bước 1: Chọn các khách hàng muốn tạo lịch -> chọn Khởi tạo

Bước 2: Chọn Kế hoạch chăm sóc khách hàng

Bước 3: Điền các trường thông để tạo kế hoạch mới -> chọn Lưu

• Mã kế hoạch: Kí hiệu của kế hoạch

• Tên kế hoạch: Là tên kế hoạch cần thêm khách hàng vào

• Mô tả: diễn giải nội dung kế hoạch

• Người phụ trách: Những người thực hiện kế hoạch chăm sóc này

• Ngày bắt đầu: thời gian bắt đầu thực hiện kế hoạch

• Ngày kết thúc: ngày kết thúc kế hoạch

• Hình thức chăm sóc: có thể chọn tất cả hoặc chọn 1 trong các hình thức (Viếng thăm/gọi điện/email/sms/chat)

• Biểu mẫu: Báo cáo theo các trường quy định

• Gắn thẻ: Để phân loại kế hoạch (Giống tag)

• Trạng thái: Lên kế hoạch/Đang thực hiện/Đã thực hiện

3.4. Hướng dẫn khởi tạo cơ hội bán hàng

Bước 1: Chọn vào khách hàng cần thêm cơ hội bán hàng -> chọn Khởi tạo

Bước 2: Chọn Cơ hội bán hàng

Bước 3: Nhập thông tin cơ hội bán hàng và nhấn lưu để lưu lại cơ hội bán hàng

• Sản phẩm/Dịch vụ: Chọn 1 sản phẩm đã được đưa vào phần mềm

• Giá trị dự kiến: Số tiền dự kiến có thể mang về từ cơ hội này

• Mức độ ưu tiên: Chọn theo cấu hình có sẵn

• Nhóm bán hàng: Chọn nhóm bán hàng theo cấu hình ban đầu

• Quy trình bán hàng: Quy trình bán hàng đã được cấu hình trong nhóm bán hàng

• Giai đoạn trong quy trình bán hàng: Chọn giai đoạn bán hàng theo cấu hình ban đầu

• Ngày khởi tạo cơ hội: Ngày cơ hội này được tạo ra

• Ngày chốt dự kiến: Ngày có thể thu tiền từ cơ hội này

• Ngày hết hạn: Quy định sau bao nhiêu ngày không chốt được cơ hội sẽ hết hạn (Chọn thời gian kết thúc)

• Người phụ trách: Người phụ trách cơ hội bán hàng

• Mô tả cơ hội: Ghi chú những điều cần nắm trong cơ hội này

4. Hướng dẫn chức năng thêm vào

Bước 1: Chọn vào khách hàng cần thêm cơ hội bán hàng -> chọn Thêm vào -> chọn Kế hoạch chăm sóc khách hàng

Bước 2: Chọn hình thức chăm sóc: Viếng thăm/gọi điện/Email/SMS/Chat -> chọn Lưu

5. Hướng dẫn chức năng gửi email/ zalo

5.1. Hướng dẫn gửi email

• Với tài khoản khách hàng có liên hệ email cá nhân hoặc công ty lên phần mềm fastwork có thể gửi email đến một hoặc nhiều khách hàng cùng lúc

Bước 1: Chọn khách hàng cần gửi email → chọn Gửi email/ zalo -> chọn Gửi email

Bước 2: Nhập thông tin mail (Đính kèm tài liệu) → chọn Gửi

5.2. Hướng dẫn gửi tin nhắn zalo

• Để gửi được tin nhắn zalo cần phải cấu hình với ứng dụng zalo OA khi anh/ chị cần kết nối đội hỗ trợ kỹ thuật của Fastwork thực hiện bước này

• Các thao tác gửi tin nhắn zalo sau khi thiết lập với zalo OA như sau:

Bước 1: Chọn khách hàng cần gửi email → chọn Gửi email/ zalo -> chọn Gửi tin nhắn zalo

Bước 2: Chọn mẫu tin nhắn -> chọn Gửi ngay hoặc Gửi vào lúc -> chọn Gửi

• Gửi ngay: Ngay thời điểm hiện tại

• Gửi vào lúc: hẹn thời gian gửi tin nhắn vào thời gian sắp tới

6. Hướng dẫn chức năng cấu hình

Bước 1: Chọn khách hàng cần gửi email → chọn Cấu hình

Bước 2: Cấu hình các thông tin -> chọn Lưu

• Giám sát: Cho phép hoặc không cho phép tự động theo dõi lộ trình di chuyển của nhân viên và thời gian vào ra của nhân viên

• Cấu hình khai báo chấm công: Cho phép hoặc không cho phép nhân viên được chấm công sai vị trí được setup trước, có bắt buộc chụp ảnh khi check-in và check-out tại khách hàng hay không và cho phép tối đa chấm công vào trước bao nhiêu phút ( VD: Nhân viên có lịch đến khách hàng lúc 9h và set chỉ cho phép bắt đầu được chấm công từ 8h45 thì khoảng thời gian trước 8h45 sẽ không thực hiện được thao tác chấm công vào tại khách hàng đó)

• Cấu hình khác: Cấu hình về khu vực chấm công và sai số khoảng cách chấm công được phép sai số khi đến địa chỉ khách hàng.

Có thể cập nhật cấu hình này cho tất cả khách hàng hoặc có thể vào từng khách hàng để thiết lập

7. Hướng dẫn chức năng xóa nhiều

Bước 1: Chọn khách hàng cần gửi email → chọn Xóa nhiều

Bước 2: Xác nhận xóa khách hàng

• Đồng ý: đồng ý thao tác xóa nhiều khách hàng đã chọn

• Hủy bỏ: hủy thao tác xóa nhiều khách hàng đã chọn

Khi đồng ý xóa nhiều khách hàng đồng nghĩa tất cả hoạt động của khách hàng sẽ bị xóa và anh/ chị sẽ không thể mở lại khách hàng này. Sẽ không có cách nào để hoàn tác lại các thông tin dữ liệu liên quan của khách hàng.

8. Hướng dẫn chức năng cập nhật vị trí

Bước 1: Chọn khách hàng cần gửi email → chọn Cập nhật vị trí

Bước 2: Xác nhận xóa khách hàng

• Đồng ý: đồng ý thao tác cập nhật vị trí cho nhiều khách hàng đã chọn

• Hủy bỏ: hủy thao tác cập nhật vị trí khách hàng đã chọn