Quy trình phân ca làm việc cho nhân viên

Vì sao cần phân ca làm việc cho nhân viên?

• Các tổ chức không cho phép chọn ca (phân ca): Phải phân ca làm việc nhân viên mới có ca để chấm công. Những tài khoản chưa được phân ca sẽ không thể chấm công

• Các tổ chức cho phép chọn ca: Khi phân ca làm việc, nhân viên vào chấm công sẽ không cần thực hiện thêm thao tác chọn ca -> Giảm bớt thao các cho người dùng

Để phân ca làm việc cho 1 nhân viên anh/ chị cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Tạo danh mục ca làm việc

• Bước 2: Tạo phân ca làm việc

• Bước 3: Kiểm tra lại Bảng phân ca

1. Hướng dẫn tạo danh mục ca làm việc (Xem thêm tại đây)

2. Hướng dẫn phân ca làm việc

2.1. Hướng dẫn tạo phân ca làm việc trên Web

Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Hoặc:

Bước 2: Ở phần Cấu hình --> Chọn Quy định ca làm việc

Bước 3: Tại giao diện hiển thị --> chọn Phân ca làm việc --> chọn Thêm mới

• Tiêu đề: Tên của bảng phân ca

• Kiểu phân ca: Phân ca theo phòng ban

• Phân công: Chọn cấu hình lặp: theo tuần/theo ngày/theo chu kỳ ngày/theo khoảng ngày

  • Lặp theo tuần: từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần

  • Theo ngày cố định: chọn ngày cố định phân ca

  • Lặp theo chu kỳ ngày: phân ca sẽ lặp lại mấy ngày 1 lần

  • Theo khoảng ngày: từ ngày bắt đầu và kết thúc bảng phân ca

• Từ ngày..... đến ngày: Khoảng thời gian sẽ áp dụng phân ca này (ngày bắt đầu và kết thúc bảng phân ca)

• Chi tiết phân công: Chọn ca làm việc tương ứng với các ngày

• Danh sách nhân viên: Lựa chọn các nhân viên sẽ áp dụng phân ca này

Bước 4: Chọn Thêm nhân viên để gán nhân viên vào phân ca -> tích vào nhân viên sẽ phân ca -> bấm Chọn

Bước 5: Chọn Lưu để hoàn thành phân ca làm việc

Khi tạo phân ca làm việc:

• Nếu ngày bắt đầu áp dụng là ngày của quá khứ hoặc hiện tại -> ca làm việc sẽ áp dụng từ ngày hôm sau. Hoạt động phân ca chỉ áp dụng cho tương lai. (Ví dụ hôm nay tạo phân ca áp dụng từ ngày hôm nay thì phân ca này sẽ bắt đầu áp dụng từ ngày mai)

• Nếu ngày bắt đầu áp dụng là ngày của tương lai -> ca làm việc sẽ được áp dụng từ ngày bắt đầu đã nhập

2.2. Hướng dẫn thực hiện bổ sung phân ca làm việc cho nhân viên

• Tính năng này hỗ trợ người quản lý điều chỉnh lại bảng phân ca làm việc cho nhân viên để cân đối lại số lượng nhân viên làm việc trong 1 ngày hay trong 1 thời điểm từ bảng phân ca.

• Bổ sung thêm ca làm việc cho nhân viên đối với những ngày chưa được phân ca trước đó.

• Trường hợp nhân viên vừa được tạo mới tài khoản, vừa được tạo phân ca làm việc và cần chấm công ngay thì phân ca làm việc chưa áp dụng cho ngày hiện tại -> cần vào bổ sung ca làm việc trực tiếp tại Bảng phân ca

Chỉ thực hiện được việc điều chỉnh trên bảng phân ca làm việc cho nhân viên với những ngày chưa có hoạt động chấm công hoặc chưa có đơn từ đã được duyệt

Bước 1: Tại giao diện Quy định ca làm việc -> Chọn Bảng phân ca

Bước 2: Click vào Ngày cần điều chỉnh/bổ sung phân ca

Bước 3: Chọn ca làm việc tương ứng sau đó Lưu lại

• Chọn ca làm việc trong ca chính cho nhân viên

• Chọn ca làm việc tăng ca cho nhân viên

• Nhấn dấu (+) để thêm ca tăng

• Nhấn Lưu để hoàn tất

Bước 4: Kiểm tra lại dữ liệu đã bổ sung. Với các ngày đã được cập nhật trên bảng phân ca đã có thêm ký hiệu ca đã được phân

2.3. Hướng dẫn bổ sung ca làm việc cho nhân viên bằng file excel

Nếu anh/ chị cần bổ sung ca làm việc cho nhiều nhân viên, trong trường hợp này phần mềm hỗ trợ anh/ chị tính năng thêm dữ liệu bằng file excel

Bước 1: Tại giao diện Quản trị phân hệ HRM -> Ở mục Cấu hình -> chọn Quy định ca làm việc

Bước 2: Tại giao diện Quy định ca làm việc --> chọn Bảng phân ca --> Chọn Nhập dữ liệu

Bước 3: Tiến hành tải file dữ liệu mẫu từ hệ thống

Bước 4: Nhập dữ liệu đúng theo quy định của phần mềm FastWork, nội dung file mẫu:

• Mã đăng nhập: Là mã đăng nhập của nhân viên lấy từ ở bên phần Admin -> Quản lý người dùng

• Nhân viên: Họ tên của Nhân viên

• Dãy hàng ngang đánh số thứ tự từ 1 - 31: Là từng ngày trong tháng

• Các Kí tự chữ: Là mã Ca của từng ngày làm của nhân viên đó, cách lấy mã ca: Xem thêm tại đây

Nếu làm nhiều ca trong 1 ngày thì mỗi mã ca phân cách bằng dấu phẩy, các ca không có thời gian chồng đè

Bước 5: Chọn file để tải dữ liệu lên -> chọn tháng cần nhập dữ liệu

Bước 6: Đợi dữ liệu được tải 100% -> bấm Nhập dữ liệu để đẩy dữ liệu lên

• Đẩy bằng file excel chỉ hỗ trợ cho danh sách chưa có Ca và chỉ đẩy lên 1 lần. Không thực hiện cập nhật và ghi đè cho những lần sau.

• Chọn đúng tháng cần up dữ liệu. Ví dụ đang ở thời điểm tháng 7, Up dữ liệu cho tháng 8, chọn Bộ lọc thời gian chọn tháng 8 -> Sau đó tải file mẫu về điền thông tin và up lên.

• Với những tổ chức có thời gian bắt đầu không phải là đầu tháng

  • Ví dụ: 5/7 - 5/8 Cần thực hiện up 2 lần trên 2 tháng phát sinh.

3. Kiểm tra lại bảng phân ca

Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Bước 2: Chọn Quy định ca làm việc --> chọn Bảng phân ca

• Các ô màu trắng là các ô tương ứng với ca ngày nghỉ hoặc chưa phân ca làm việc.

• Các ngày đã được phân ca sẽ có các ký hiệu mã ca tương ứng

Nếu nhân viên đã được phân ca nhưng bảng phân ca là các ô trắng thì cần tiến hành kiểm tra lại dữ liệu phân ca làm việc

4. Hướng dẫn xuất dữ liệu bảng phân ca ra file excel

Bước 1: Chọn HRM chọn -> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Bước 2: Ở mục Cấu hình --> chọn Quy định ca làm việc

Bước 3: chọn Bảng phân ca --> chọn Tiện ích -> chọn Xuất dữ liệu

5. Hướng dẫn xem lịch sử phân ca làm việc

Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Bước 2: Từ giao diện Cấu hình --> chọn Quy định ca làm việc

Bước 3: Chọn tab Phân ca làm việc --> chọn Lịch sử để xem để lịch sử phân ca

• Muốn xem được lịch sử ca theo từng tháng thì chọn bộ lọc thời gian theo tháng thì sẽ xem được lịch sử ca mà mình đã phân cho ai hoặc bộ phận nào

Trong một tổ chức, mỗi nhân viên ở 1 thời điểm chỉ được phép áp dụng 1 Phân ca làm việc. Nếu cùng trong một ngày nhân viên đang được gán trong 2 phân ca làm việc khác nhau dữ liệu phân ca sẽ bị sai -> ngày công làm việc theo hoạt động chấm công sẽ không đúng.

Khi phát hiện ra tình trạng này cần vào kiểm tra và cập nhật lại phân ca cho nhân viên.

Để cập nhật cách phân ca đúng lại cho nhân viên anh/chị tham khảo tại đây