Tổng quan về quản lý thời gian làm việc
Peter Drucker, cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại đã đúc rút một kinh nghiệm quý giá “Không quản lý được thời gian thì sẽ không thể quản lý được bất cứ thứ gì khác”. Từ đó có thể thấy được vai trò quan trọng của việc quản lý thời gian. Vì vậy nên tại bất cứ doanh nghiệp nào cũng luôn chú trọng việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Việc quản lý thời gian làm việc nhằm mục đích đưa ra các quy định, tạo tính kỷ luật trong nội bộ doanh nghiệp như:
Thời gian chấm công
Đơn từ
Ngày phép
Vị trí địa điểm làm việc
Tránh các trường hợp gian lận, đánh cắp thời gian làm việc. Tạo năng suất và hiệu quả lao động cao hơn
Tuy nhiên vấn đề là quản lý như thế nào, làm cách nào để quản lý hiệu quả mà lại tiết kiệm thời gian, chi phí thì không phải doanh nghiệp nào hiện tại cũng làm được nếu như không áp dụng phần mềm quản lý nhân sự
1. Quản lý chấm công
Khái niệm
Quản lý chấm công là một cách để ghi nhận vị trí và thời gian vào/ra của nhân viên, qua đó giúp quản lý ghi nhận được thời gian làm việc và tính ra ngày công đi làm cho nhân viên
Hiện nay có rất nhiều phương thức để quản lý chấm công nhân sự. Bao gồm:
Phương thức truyền thống: Chấm công bằng sổ chấm công, chấm công bằng máy vân tay….
Phương thức hiện đại: Chấm công online trên điện thoại bằng phần mềm
Các phương thức chấm công và ưu điểm của phương thức chấm công online
Phương thức quản lý công truyền thống là ghi nhận bằng sổ sách thì khi nhân viên vào/ra sẽ phải ký tay, sau đó bộ phận tính công thực hiện nhập liệu vào máy tính để tính công nên mất rất nhiều thời gian mà khả năng chính xác là không cao vì anh/ chị không thể kiểm soát hết được sự gian lận, ngoài ra với phương thức này anh/ chị sẽ phải quản lý rất nhiều giấy tờ, sổ sách….
Phương thức chấm công bằng máy vân tay có hiện đại hơn, việc ghi nhận ngày công chính xác hơn và triệt tiêu được việc nhập liệu cũng như quản lý sổ sách. Tuy nhiên vẫn có nhiều các bất cập, điển hình như: Việc thiết lập mất thời gian, thiết bị có vấn đề gây gián đoạn việc chấm công, không ghi nhận được ca làm việc dẫn tới việc bộ phận nhân sự rất mất thời gian để tổng hợp giờ làm, giờ tăng ca, thiết bị không linh động….Hoặc có thể chúng ta quên chấm công là chuyện rất thường xuyên xảy ra
Phương thức chấm công hiện đại trên điện thoại bằng phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết các nhược điểm trên của sổ chấm công và Máy chấm công vân tay. Phần mềm chấm công sẽ dựa vào vị trí và thời gian ghi nhận bởi điện thoại để xác định được thời gian; địa điểm vào ra của nhân viên, căn cứ vào hình ảnh khuôn mặt để nhận diện người chấm công
Việc chấm công online bằng phần mềm giúp nhà quản lý có thể theo dõi báo cáo tức thời số lượng nhân sự có đi làm hay nghỉ
Tự động tính ra bảng công theo quy định của công ty, giảm thiểu rất nhiều thời gian cho bộ phận nhân sự
Ngoài ra, người chấm công cũng có thể chủ động theo dõi được báo cáo ngày công của mình để chủ động tra cứu và giảm thiểu các thắc mắc hàng tháng
2. Quản lý đơn từ, ngày phép
Với doanh nghiệp, nhất là trong những thời điểm chạy các dự án quan trọng thì việc nhân sự phải đảm bảo khối lượng và mục tiêu công việc hết sức quan trọng, với nhiều công việc thì một người nghỉ có thể gây ảnh hưởng đến cả quy trình. Vì vậy, việc họ xin nghỉ phép vì bất kỳ lý do gì, nên luôn nằm trong tầm kiểm soát và điều hướng kịp thời của nhà quản lý.
Các bất cập trong việc quản lý đơn từ, ngày phép
Theo cách quản lý truyền thống, quy trình xin nghỉ phép cũng như cách quản lý lịch nghỉ phép của mỗi nhân viên khá rườm rà và xảy ra nhiều vấn đề, điển hình như:
Đơn nghỉ phép viết tay dẫn đến khó khăn khi lưu trữ.
Thời gian xử lý đơn từ bị động
Bộ phận nhân sự quản lý, tính toán ngày nghỉ phép bằng phương thức thủ công.
Các thành viên trong nhóm không nắm rõ lịch nghỉ của thành viên xin nghỉ, làm ảnh hưởng đến tiến độ mục tiêu, công việc.
Không chủ động kiểm soát được ngày phép để có kế hoạch nghỉ phép hợp lý
Như vậy, với một phương thức quản lý mà có nhiều vấn đề như vậy sẽ không thể cải thiện được hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp. Vì lẽ đó chúng ta để giải quyết các vấn đề trên chúng ta cần tìm đến một công cụ quản lý.
Các chức năng của một phần mềm trong quản lý đơn từ, ngày phép
Hỗ trợ việc tạo đơn từ và duyệt đơn từ thuận tiện mà không cần giấy tờ hay mẫu
Ngày nay việc cá nhân sở hữu một chiếc điện thoại thông minh là không thể thiếu với tất cả mọi người, nên việc sử dụng điện thoại cá nhân để gửi đơn và duyệt đơn từ là cực kỳ thuận tiện, triệt tiêu hết việc rườm rà của việc sử dụng đơn từ bằng giấy. Với cơ chế thông báo qua mail và ứng dụng người quản lý có thể xem xét đơn xin của nhân viên mọi nơi, các thành viên trong cùng bộ phận cũng nhận được thông báo để thuận tiện sắp xếp công việc
Hỗ trợ tính toán tự động ngày phép, giảm thiểu tối đa thời gian tổng hợp
Nếu như hàng hàng tháng bộ phận nhân sự phải đi tổng hợp lại ngày nghỉ rồi thực hiện tính toán rườm rà để có được ngày phép của nhân sự thì với việc áp dụng phần mềm sẽ không còn phải làm các công việc đó nữa.
Với việc đồng bộ dữ liệu liên tục giữa máy tính và điện thoại nhân viên sẽ luôn luôn kiểm soát được ngày phép của mình để có kế hoạch lên lịch nghỉ phù hợp cũng như giảm thiểu các thắc mắc liên quan
3. Giám sát vị trí làm việc
Khó khăn
Làm cách nào để biết được liệu nhân viên có đi làm việc đúng vị trí hay không? Đó là câu hỏi rất khó đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, nhất là với các công việc mà nhân viên phải đi ra ngoài thường xuyên như bán hàng, hay kỹ thuật tại địa điểm khách hàng chẳng hạn
Vậy với những khó khăn đó thì các doanh nghiệp đối phó thế nào?
Trước đây việc giám sát dựa trên con người, mà cụ thể là các bộ phận giám sát. Phương thức sẽ là hậu kiểm bằng cách gọi điện hay gặp trực tiếp khách hàng để nắm tình hình hoặc có thể trực tiếp đi cùng nhân viên để kiểm soát. Tuy nhiên với các làm như vậy thì rất nhiều các bất cập không có lời giải như:
Mất nhiều thời gian, nguồn lực của đội ngũ kiểm soát nhưng không hiệu quả
Nhiều hình thức gian lận, lách luật
Số lượng nhân sự lớn thì gần như là không thể áp dụng
Tình trạng bao che là không thể tránh khỏi
Cách khắc phục
Ngày nay, dựa trên các khó khăn của phương pháp giám sát vị trí truyền thống cùng với đó là sự tiến bộ không ngừng của công nghệ thông tin thì sự ra đời của các phần mềm hỗ trợ giám sát vị trí là tất yếu
Với các tính năng như:
Giám sát lộ trình di chuyển của nhân viên
Tính năng hỗ trợ quản lý lộ trình di chuyển của nhân viên trong giờ làm việc, qua đó giám sát được sự nghiêm túc của nhân viên trong khoản thời gian làm việc
Giám sát nhân viên làm việc đúng địa điểm
Dựa trên vị trí của địa điểm làm việc đã được xác định và vị trí thực thế nhân viên đến làm việc, phần mềm sẽ xác định được nhân viên có đến đúng địa điểm hay không
Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại để check-in và khai báo hình ảnh, kết quả làm việc khi đến địa điểm, Vị trí nhân viên check-in sẽ được gửi về cho quản lý tức thời, giúp cho việc giám sát trở nên dễ dàng hơn
Hệ thống báo cáo thiết thực, tức thời, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình làm việc của nhân sự mọi lúc mọi nơi
Như vậy có thể thấy việc áp dụng vào quản lý giám sát vị trí làm việc của nhân viên có thể giúp đỡ bộ phận quản lý rất nhiều trong công tác quản lý vị trí làm việc qua đó góp phần giảm thiểu sự gian lận trong công việc và là lời giải cho các khó khăn mà phương pháp quản lý truyền thống đang gặp phải
4. Các bước thiết lập quản lý chấm công trên FastWork
Bước 1: Cài đặt chấm công
Bước 2: Cài đặt địa điểm chấm công
Bước 3: Thiết lập danh mục ca làm việc
Bước 4: Phân ca làm việc (Nếu có)
Bước 5: Cấu hình người duyệt đơn từ
Bước 6: Thiết lập các lý do nghỉ
Bước 7: Cấu hình ngày phép
Last updated
