Hướng dẫn thiết lập danh mục các ca làm việc
Last updated
Last updated
Để sử dụng được tính năng quản lý ngày công làm việc trên phần mềm Fastwork, anh/chị cần phải quản lý thông tin các ca làm việc. Ca làm việc giúp cho phần mềm xác định được thời gian làm cũng như công làm việc tương ứng để tính công cho nhân viên.
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
Thời gian nghỉ giữa ca
Số công tương ứng với ca làm việc đó
Số giờ làm việc thực tế trong một ca
Ngoài ra, khi thêm mới 1 ca làm việc anh/ chị có thể quy định được ca làm việc đó giành riêng cho bộ phận, nhân viên nào
Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+
Hoặc:
Bước 2: Chọn Danh mục -> chọn Chấm công -> chọn Ca làm việc -> chọn Thêm mới
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào bảng Thêm mới ca làm việc
Mã ca: Đặt mã cho ca làm việc( đặt Mã ca không được dùng kí tự đặc biệt)
Tên ca: Đặt tên ca làm việc theo quy định
Trạng thái: Ca có hoạt động hay không.
Qua ngày: Thời gian làm việc của ca có kéo dài sang ngày hôm sau hay không. Ví du ca làm việc kéo dài từ 22h hôm nay tới 6h sáng hôm sau thì trường thông tin Qua ngày này anh/chị phải chọn Có thì phần mềm mới cho phép thiết lập thời gian
Ví dụ: Ca làm việc từ 22h00 tới 04h00 sáng hôm sau thì phần Qua ngày sẽ chọn "Có".
Nếu ca làm việc từ 08h00 tới 17h00, phần Qua ngày này anh/ chị cần chọn là "Không" -> tổng số giờ làm việc là 09 tiếng.
Nếu ca làm việc từ 08h00 tới 17h00, anh/ chị chọn Qua ngày là "CÓ" phần mềm sẽ hiểu thời gian làm việc là từ 08h00 tới 17h00 ngày hôm sau -> tổng số giờ làm việc là 33 tiếng
Bắt đầu: Thời gian bắt đầu ca làm việc
Kết thúc: Thời gian kết thúc ca làm việc
Bắt buộc chốt giữa ca: Có phải chốt giữa ca hay không? (chấm công 4 lần/ngày)
Giờ nghỉ: Thời gian nghỉ giữa ca từ giờ nào tới giờ nào
Thời gian nghỉ: Tổng số phút được nghỉ trong ca làm việc
Tổng giờ: Tổng thời gian làm việc thực tế của ca làm việc (Phần mềm tự tính ra dựa vào thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời gian nghỉ)
Số công: Nhập số công tương ứng với ca làm việc
Bắt buộc chốt giữa ca: Có yêu cầu nhân viên phải chấm công Ra/vào với khoảng thời gian nghỉ hay không. Nếu bắt buộc tức là nhân viên cần chấm công 4 lần/ngày
Thời gian tối đa bắt đầu ca (Thời gian cho phép chấm công vào bắt đầu ca làm việc trên di động): Khi cấu hình thời gian tối đa bắt đầu ca thì phải sau thời gian này thì mới thực hiện chấm công vào để bắt đầu ca làm việc được. Chấm trước không được
Ví dụ: Ca làm từ 08h00 - 17h00; muốn nhân viên chỉ được chấm trước 15p thì sẽ để là 07h45
Thời gian tối đa chốt giữa ca (Bắt buộc chốt ra trước thời gian này): Là thời gian tối đa được phép chấm công ra của khung giờ làm việc đầu tiên (đối với trường hợp chia ra 2 ca làm việc trong ngày và có bắt chốt giữa ca). Sau thời gian này thì sẽ vẫn chấm công ra được nhưng công của khung thời gian đầu sẽ không được ghi nhận.
Ví dụ: Thời gian nghỉ từ 12h00 - 13h00, cài đặt thời gian tối đa chốt giữa ca là 12h30, thì nếu chốt sau thời gian này thì sẽ bị mất công của buổi sáng
Thời gian đi muộn tối đa(phút) (Nếu chấm công vào sau thời gian này sẽ không được tính công): Khi cấu hình thời gian đi muộn tối đa thì sau thời gian này mới thực hiện chấm công vào phần mềm sẽ tổng hợp 0 công
Ví dụ: Ca làm việc 08h00 - 17h00; quy định ở đây là 15p, thì nếu 8h16p mới đến chấm công sẽ bị mất công ngày hôm đó
Thời gian tối đa kết thúc ca (Nếu chấm công ra sau thời gian này sẽ không được tính công): Khi cấu hình thời gian tối đa kết thúc ca thì sau thời gian này mới thực hiện chấm công ra phần mềm sẽ tổng hợp 0 công
Thời gian linh động(phút) (Nếu chấm công vào sau thời gian này sẽ bị tính đi muộn): Khi cấu hình thời gian linh động thì sau thời gian này mới thực hiện chấm công vào phần mềm sẽ ghi nhận tổng số phút đi muộn từ thời gian bắt đầu ca làm việc đến khi chấm công vào
Bộ phận sử dụng (Sử dụng khi chấm công chọn ca): Quy định bộ phận nào sẽ được phép sử dụng ca làm việc này khi thực hiện chọn ca để chấm công. Khi chọn bộ phận thì chỉ có những nhân viên trong bộ phận đó mới thấy được ca làm việc này
Người sử dụng (sử dụng khi chấm công chọn ca): Quy định nhân viên nào sẽ được phép sử dụng ca làm việc này khi thực hiện chọn ca để chấm công. Gán người sử dụng thì mặc định chỉ có các nhân viên đó mới thấy được ca làm việc này.
Cho phép chấm công qua ngày: Có cho phép nhân viên sang ngày hôm sau mới phải chấm công ra hay không.
Khi cho phép chấm công qua ngày: Trường hợp nhân viên quên chấm công ra ngày hôm nay, sang ngày hôm sau nhân viên mới chấm công ra -> phần mềm sẽ vẫn tính được công cho nhân viên, không bị mất công, không cần gửi đơn giải trình chấm công để điều chỉnh lại số công làm việc.
Khi Không cho phép chấm công qua ngày: Nhân viên Quên chấm công ra ngày hôm nay, sang ngày hôm sau nhân viên mới chấm công ra -> số công làm việc ngày hôm đó = 0, để tính lại công nhân viên cần gửi Đơn giải trình chấm công
Tự chấm công (Ca không cần chấm công và sẽ tự động tính đủ công và thời gian làm việc): Đối với 1 số tổ chức ca này được áp dụng cho Quản lý/Giám đốc,vẫn ghi nhận công để tính bên bảng lương của FastWork
Tính đi muộn về sớm (Nếu không tính đi muộn về sớm chỉ cần thực hiện chấm công vào ra, chốt (nếu ca bắt chốt) sẽ được tính đủ công)
Quy đổi ra công nếu làm thêm giờ(Thời gian làm thêm giờ sẽ được quy đổi ra công làm việc trong ngày)
Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+
Bước 2: Chọn Danh mục -> chọn Chấm công -> chọn Ca làm việc
Bước 3: Chọn Tiện ích -> chọn Nhập dữ liệu
Bước 4: Tải File mẫu điền các trường thông tin đầy đủ theo file mẫu để đúng định dạng phần mềm quy định
Bước 5: Nhập thông tin vào file mẫu
Bước 6: Chọn file vừa điền đầy đủ -> chọn Bắt đầu tải file -> chọn Nhập dữ liệu
Sau khi nhập danh mục ca làm việc bằng file excel lên phần mềm xong, anh/chị nên vào kiểm tra lại thông tin trong các ca làm việc để đảm bảo tính chính xác.
