Hướng dẫn cài đặt cấu hình chung để quản lý bảng công của nhân viên

Thiết lập các cấu hình chung áp dụng cho việc quản lý ngày công làm việc của nhân viên trên phần mềm Fastwork

Bước 1: Chọn HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Hoặc:

Bước 2: Tại giao diện này ở mục Cấu hình chọn Cài đặt chung

• Chọn ca chấm công:

  • Cho phép: Với những Đơn vị mà có 1 số bộ phận không phân ca mà nhân viên được tuỳ chọn ca khác nhau để chấm công hàng ngày.

  • Không cho phép: nhân viên phải được phân ca trước, nếu không có ca nhân viên sẽ không thể thực hiện chấm công.

• Ngày bắt đầu tính công: là ngày bắt đầu tính công làm việc trong 1 tháng

• Tính thời gian đi muộn về sớm: Có tính ra thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên và trừ trong công làm việc hay không?

  • Có: Ví dụ: Ca làm từ 8h - 17h (1 công ~ 8 tiếng). Đi trễ 15p (~0.03 công). Công còn lại trong ngày là: 0.97 công

  • Không: Vẫn ghi nhận thời gian chấm công trễ, nhưng vẫn ghi nhận đủ 1 công.

• Đi muộn về muộn/Đi sớm về sớm: Trong 1 ca làm việc có cho phép nhân viên đi muộn sẽ được ở lại làm muộn hoặc đi sớm hơn sẽ được về sớm hơn để tổng số giờ làm việc trong ca đủ theo quy định hay không? Ví dụ ca làm việc bắt đầu từ 8h, nhân viên đi muộn 1 tiếng sẽ ở lại làm trễ hơn 1 tiếng để tổng thời gian làm việc trong ca sẽ vẫn đủ theo số giờ quy định

• Giám sát chấm công (Thống kê nhân viên có phân ca làm việc và không phân ca làm việc): Trong giám sát chấm công có thống kê cả các nhân viên không có ca làm việc hay không? (nhân viên cho chọn ca)

• Checkout khi chấm công ra trên thiết bị di động: Áp dụng cho các trường hợp nhân viên thực hiện check in/check out tại Khách hàng. Khi chấm công ra có đồng nghĩa với thao tác checkout hay không?

• Chấm công ngày lễ được tính công làm thêm hoặc tăng ca theo đơn: Có cho hay không cho phép tính công lễ vào công làm thêm hay tăng ca không? Để tính ra thời gian tăng ca, làm thêm nhân viên cần có đơn từ được phê duyệt tương ứng (Nếu cho phép thì sẽ được ghi nhận, nếu không cho phép thì sẽ không được ghi nhận). Ví dụ ngày nghỉ lễ nhân viên có ca làm việc từ 8h đến 17h, nhân viên có đơn làm thêm từ 8h đến 12h (thời gian xin làm thêm trùng với khung giờ của ca làm việc hiện có. Nếu lựa chọn cấu hình Không cho phép thì nhân viên sẽ chỉ được tính công lễ không được tính số giờ đi làm thêm. Để vừa tính được số công lễ vừa tính số giờ làm thêm thực tế cần phải cấu hình Cho phép

• Thiết lập khoảng thời gian làm việc ban đêm để tính công theo quy định: Để tách khoảng thời gian làm thêm, nhằm hỗ trợ việc tính hệ số khác nhau bên bảng lương. (chỉ hỗ trợ tách khoảng thời gian với đơn xin làm thêm và tăng ca, không hỗ trợ tách thời gian cho ca làm việc chính)

  • Ví dụ: Công ty quy định thời gian làm thêm:

    • 17h - 19h được tính hệ số là 1.5

    • 19h - 20h được tính hệ số là 2

    • Nhân viên chỉ cần làm đơn làm thêm từ 17h - 20h, việc tách khung giờ để tính hệ số phần mềm sẽ hỗ trợ

Bảng lương sẽ hiển thị danh mục số giờ làm thêm trong từng khung giờ làm thêm mà mình đã cấu hình ở trên

• Lựa chọn xem danh sách bảng chấm công, bảng lương... theo thứ tự: Lựa chọn việc sắp xếp danh sách nhân viên theo bảng chữ cái abc hay theo thứ tự đã tạo ở cây đơn vị người dùng

• Quản lý nhập dữ liệu điều chỉnh công nhân viên trên bảng chấm công: Có kích hoạt chế độ cho phép quản lý nhập ngày công làm việc cho nhân viên hay không. Áp dụng với các nhân viên không có smartphone để chấm công, không chấm công được

  • Cho phép: Trên bảng công, ở mục tiện ích sẽ có nút để nhập công cho nhân viên

  • Không cho phép: Thì ở mục tiện ích trong bảng công, sẽ ẩn nút Nhập đi.

• Hiển thị ký hiệu đơn xin nghỉ phép trên bảng công: có muốn hiển thị đơn xin nghỉ phép cụ thể theo từng lý do nghỉ hay không.

  • Cho phép: Trên bảng công, ngày nhân viên xin nghỉ sẽ hiển thị rõ lý do trong đơn nhân viên đã chọn (Ví dụ không lương ký hiệu KL, Phép năm ký hiệu là P,...)

  • Không cho phép: Tất cả các đơn xin nghỉ dù chọn lý do gì trên bảng công đều hiển thị chung ký hiệu P

• Hệ số áp dụng tính công cho các ngày nghỉ lễ, nghỉ bất thường: Nếu ngày nghỉ lễ, nghỉ bất thường sẽ được nhân hệ số, người dùng cấu hình hệ số tương ứng. Ví dụ hệ số 2 sẽ nhập 200.

Lưu ý. Nếu đã cấu hình hệ số trong phần cấu hình ngày nghỉ thì bỏ qua mục này, không cấu lại phần mềm sẽ tính hệ số 2 lần theo cấu hình ngày nghỉ và cấu hình này

• Hệ số áp dụng tính công cho các trường hợp chấm công ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ bất thường: Trường hợp nhân viên đi làm vào ngày nghỉ lễ, nghỉ bất thường, ngoài việc mặc định đã có công lễ (theo cấu hình) nhân viên còn được tính thêm công làm việc thì người dùng thực hiện cấu hình tại mục này. Hệ số nhập tương ứng: Tính đúng công hệ số 1 thì thực hiện nhập 100, nếu được tính nhân 2 thì nhập 200,...

• Thời gian linh động cho phép (phút): cấu hình thời gian chấm công linh động cho phép nhân viên được đi muộn mà vẫn tính đủ công. Ví dụ công ty quy định nhân viên được phép đi muộn tối đa 10p không mất công làm việc thì sẽ thực hiện cấu hình thông tin tại đây

• Cài đặt ngưỡng thời gian tối thiểu tổng hợp tính công và giờ làm việc: Việc cấu hình này sẽ hỗ trợ tổng hợp dữ liệu trong bảng lương. Phần mềm hỗ trợ thống kê theo 2 đối tượng, số công làm việc tối thiểu và số giờ làm việc tối thiểu. Ví dụ công ty có quy định ngày nào nhân viên có số giờ làm việc >7.5h sẽ được tính phụ cấp. Cần tính tổng được trong tháng 1 nhân viên có bao nhiêu ngày có tổng số giờ làm việc > 7.5h

• Tính công khi đơn giải trình được duyệt: Nếu muốn sử dụng đơn giải trình chấm công và khi đơn được duyệt phần mềm sẽ tự động cập nhật lại công cho nhân viên quên chấm công dựa theo mốc thời gian đã xin trong đơn thì cần kích hoạt tính năng này. (Cho phép)

CẤU HÌNH NHẬP DỮ LIỆU CHẤM CÔNG, KẾT NỐI MÁY CHẤM CÔNG:

• Quản lý nhập dữ liệu chấm công từ máy chấm công vân tay (file excel): có muốn kích hoạt chế độ nhập dữ liệu công bằng file excel từ máy chấm công vân tay lên phần mềm hay không? Lưu ý tính năng này chỉ sử dụng với trường hợp tổ chức/tài khoản thực hiện chấm công bằng máy chấm công vân tay, không chấm công trên phần mềm Fastwork và muốn đưa dữ liệu chấm công lên cùng 1 hệ thống để quản lý. Không thực hiện nhập excel cho các tài khoản đang chấm công trực tiếp trên phần mềm sẽ làm sai lệch dữ liệu

• Chọn hình thức nhập dữ liệu chấm công vân tay (file excel)

  • Nhập toàn bộ dữ liệu: Tất cả các hoạt động chấm công vào ra của nhân viên (Ghi đủ tất cả số lần chấm)

  • Chỉ nhập bản ghi đầu và cuối trong ngày: Ghi nhận thời gian đầu tiên và cuối cùng (Ví dụ: 8h chấm vào; 12h chấm ra; 13h chấm vào; 17h chấm ra => thì chỉ ghi nhận 8h và 17h)

  • Dữ liệu chấm công áp dụng trong ngày: Kích hoạt hay không kích hoạt? Nếu kích hoạt trường thông tin này. Một ngày nhân viên có chấm vào mà quên chấm công ra, sang ngày hôm sau phần mềm sẽ tự động reset lại để hoạt động đầu tiên ngày hôm sau sẽ là chấm công vào cho ngày mới. Nếu không kích hoạt thì hoạt động chấm công trong ngày phải là số chẵn, có chấm vào phải có chấm ra, nếu chưa có chấm công ra thì hôm sau nhân veien phải chấm 2 lần: hoạt động đầu tiên sẽ là chấm ra cho ngày hôm trước sau đó mới chấm vào cho ngày hôm sau

Bảng lương cá nhân:

• Yêu cầu xác thực khi xem bảng lương cá nhân: Khi nhân viên vào xem bảng lương cá nhân của mình có cần nhập mã xác thực hay không? ( để bảo mật bảng lương cá nhân mỗi nhân viên)

  • Có: phải nhập mã xác thực được gửi qua email

  • Không: Vào xem thẳng bảng lương

• Xem bảng lương cá nhân sau khi chốt:

  • Bắt buộc: khi quản lý chốt bảng lương Nhân viên mới được xem phiếu lương của mình

  • Không bắt buộc: Có thể xem bất cứ khi nào