Hướng dẫn tạo các loại đơn từ và các trường hợp áp dụng

Các lý do nghỉ, vắng mặt, chế độ,... có thể điều chỉnh theo quy định của từng doanh nghiệp. Mỗi loại đơn có một ý nghĩa và cách áp dụng khác nhau và thực hiện gửi đơn đúng, phần mềm chấm công Face ID tự động cập nhật công theo các đơn từ đã được duyệt.

1. Gửi đơn từ chấm công trên điện thoại di động

Bước 1: Từ màn hình giao diện chọn bảng menu ở góc dưới bên phải (Hoặc tài khoản nào đã chọn bảng menu hiển thị nhanh thì có thể chọn ngay vào Đơn từ ở màn hình chính)

Bước 2: Tại mục Cá nhân → chọn Đơn từ

Bước 3: Chọn (+) để thực hiện chọn loại đơn từ

Bước 4: Chọn loại đơn từ tương ứng

2. Gửi đơn từ chấm công trên giao diện web

Bước 1: Chọn HRM -> chọn Đơn từ chấm công

Bước 2: Tại giao diện Danh sách đơn từ -> chọn Thêm mới -> chọn loại đơn cần gửi

3. Hướng dẫn chi tiết theo từng loại đơn chấm công

3.1. Đơn nghỉ phép

• Đơn xin nghỉ phép được áp dụng khi nghỉ thời gian từ 0.5 ngày trở lên với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương)

• Thao tác chấm công: Khi gửi đơn xin nghỉ nhân viên không cần thao tác chấm công

• Tính công: Nhân viên sẽ được tính công hoặc không tính công tùy thuộc vào lý do nhân viên lựa chọn trong đơn

• Danh mục lý do nghỉ người quản lý có thể tùy chỉnh theo quy định của mỗi công ty

Thao tác trên Mobile

• Ví dụ: Xin nghỉ nửa ngày, hoặc 1 ngày cụ thể. Có thể gửi đơn trước hoặc sau ngày nghỉ tùy theo quy định công ty ban hành

Thao tác trên Web

3.2. Đơn vắng mặt

• Đơn vắng mặt được sử dụng khi xin nghỉ một khoảng thời gian nào đó trong 1 ca làm việc, vẫn có hoạt động chấm công (có thể là đến muộn, về sớm, hay đang trong giờ làm xin ra ngoài…) với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương).

• Đơn xin vắng mặt có thể gửi trước – duyệt trước hoặc gửi sau – duyệt sau đều được chấp nhận.

• Bước 1: Chấm công Vào tại văn phòng khi về đến Văn phòng (08h30)

• Bước 2: Thực hiện việc Gửi đơn vắng mặt

  • Thời gian:

    • Giờ bắt đầu: 08h00

    • Giờ kết thúc: 08h30

  • Lý do: Đi muộn gặp khách hàng

• Bước 3: Chọn Gửi đơn/ Lưu và gửi

• Bước 1: Chấm công Ra tại văn phòng khi rời khỏi Văn phòng (16h00)

• Bước 2: Thực hiện việc Gửi đơn vắng mặt

  • Thời gian:

    • Giờ bắt đầu: 16h00

    • Giờ kết thúc: 17h00

  • Lý do: Về sớm gặp khách hàng

• Bước 3: Chọn Gửi đơn/ Lưu và gửi

Thao tác trên Mobile

• Tình huống 1:

• Tình huống 2:

Thao tác trên Web

• Tình huống 1:

• Tình huống 2:

3.3. Đơn tăng ca

• Đơn tăng ca dùng để xin làm thêm trọn 1 ca làm việc, ca làm việc này đã có trong danh mục ca làm việc

  • Ví dụ: Công ty có 3 ca làm việc: ca 1, ca 2, ca hành chính. Nhân viên đi làm ca 1, muốn làm thêm ca 2 sẽ gửi đơn xin tăng ca.

• Tình huống: Ngày chủ nhật 22/10/2023 tăng ca áp dụng hệ số 2, trước ngày chủ nhật nhân viên phải làm đơn tăng ca và được cấp quản lý duyệt. Ngày chủ nhật đi làm chấm công 2 lần bình thường theo ca đã đăng ký

Thao tác trên Mobile

Thao tác trên Web

3.4. Đơn làm thêm

• Đơn làm thêm dùng để xin làm thêm giờ ngoài ca làm việc chính (trường hợp này các công ty ở ngoài thường sẽ gọi là tăng ca).

  • Ví dụ: 17h00 hết giờ làm việc, nhưng cần làm thêm 2 tiếng cho kịp tiến độ thì gửi đơn làm thêm -> CHẤM CÔNG RA KHI HẾT GIỜ LÀM THÊM

Thao tác trên Mobile

Thao tác trên Web

3.5. Đơn công tác

• Đơn công tác áp dụng khi đi công tác ở 1 khu vực khác ở ngoài tỉnh, đi một hoặc nhiều ngày, không cần chấm công vẫn được tính đủ công khi đơn được duyệt

Thao tác trên Mobile

Thao tác trên Web

3.6. Đơn chế độ

• Đơn chế độ áp dụng với các trường hợp đặc biệt: đi trễ về sớm hơn so với ca làm việc quy định và vẫn được hưởng đủ công

  • Ví dụ: Nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được phép đi muộn hoặc về sớm 1 tiếng so với quy định. Nhân viên được chấm công vào muộn hoặc về sớm theo khoảng thời gian đã đăng ký trong đơn được duyệt và ngày công vẫn được tính đủ.

Thao tác trên Mobile

Thao tác trên Web

3.7. Đơn đổi ca

• Đơn đổi ca áp dụng trong trường hợp muốn đổi ca làm việc từ ca được phân công thành ca khác. Có thể đổi ca cho chính mình hoặc đổi ca của người khác

  • Tình huống 1: Ca được phân là ca 08h00 đến 17h00, nhưng muốn đổi ca 20h00 đến 22h00

  • Tình huống 2: Ca được phân là ca chiều, nhưng muốn làm ca của người khác.

Thao tác trên Mobile

• Tình huống 1:

• Tình huống 2:

Thao tác trên Web

• Tình huống 1:

• Tình huống 2:

3.8. Đơn giải trình chấm công

• Đơn giải trình chấm công áp dụng cho các tình huống quên chấm công vào hoặc quên chấm công ra hoặc giờ nghỉ trưa quên chốt, cả ngày quên chấm công

• Tình huống 1: Cuối ngày làm việc quên chấm công ra

• Tình huống 2: Không có hoạt động chấm công trong ngày (ca làm việc có khung thời gian trong 1 ngày)

• Tình huống 3: Không có hoạt động chấm công trong ngày (ca làm việc bắt đầu từ đêm ngày hôm trước và kết thúc vào sáng ngày hôm sau)

• Tình huống 4: Quên chấm chốt ca trong thời gian nghỉ trưa

  • (Ca làm việc từ 8h-17h, nghỉ trưa 12h00 → 13h00. Công ty quy định ngày chấm công 4 lần.

    Nhân viên chỉ chấm công 2 lần/ngày: chấm công vào buổi sáng, nghỉ trưa quên chấm công. Cuối ngày làm việc thực hiện chấm công ra

    → Phần mềm ghi nhận công làm việc trong ngày là 0QC )

3.9. Đơn nghỉ bù

Sử dụng trong trường hợp công ty có quản lý quỹ nghỉ bù và cho phép nhân viên được sử dụng tương tự như quỹ phép năm

Thao tác trên web

Với đơn nghỉ bù sẽ có 2 cách tính thời gian: xin nghỉ theo ngày hoặc xin nghỉ theo giờ. Khi gửi đơn anh/chị chọn cách xin nghỉ tương ứng để thực hiện gửi đơn.

Thao tác trên mobile

3.10. Xác nhận dữ liệu chấm công

• Sử dụng trong trường hợp công ty có những địa điểm cho phép nhân viên chấm công nhưng để được tính công nhân viên cần thực hiện gửi đơn Xác nhận dữ liệu chấm công và phải được quản lý duyệt đơn.

• Với những ngày có đơn xác nhận dữ liệu chấm công, khi đơn được duyệt nhân viên sẽ mặc định được tính đủ công theo ca làm việc tương ứng.

• Với tính năng Xác nhận dữ liệu chấm công, nhân viên chỉ thực hiện gửi đơn từ trên điện thoại di động

Chọn Đơn từ -> Chọn loại đơn Xác nhận dữ liệu chấm công để nhập thông tin

• Ngày: Nhập thông tin ngày cần xác nhận lại dữ liệu công

• Ca được phân: Ca làm việc tương ứng của ngày đó

• Địa điểm chấm công: Địa điểm đang được cấu hình yêu cầu xác nhận dữ liệu chấm công mà nhân viên đã thực hiện thao tác chấm công

• Vào/Ra: Nhập thời gian vào ra để xác nhận. Thời gian này chỉ mang tính chất xác nhận thông tin, không có tính chất xác nhận công làm việc vì đơn được duyệt nhân viên sẽ mặc định đủ số công theo ca đã chọn.

• Thêm ngày xác nhận: Chọn thêm ngày để xác nhận (nếu có)

• Người duyệt: Chọn người duyệt tương ứng. Thường phần mềm đã lấy thông tin theo cấu hình của loại đơn từ.

• Người nhận thông báo: Chọn thông tin người nhận thông báo (nếu có)

• Ghi chú: Nhập thông tin ghi chú thêm cho đơn (nếu có)

Nhập đủ thông tin ấn nút Gửi đơn để thực hiện gửi đơn