Tổng quan quản lý công việc trên FastWork
1. Tổng quan
Công việc là những phát sinh thường xuyên, liên tục trong một Doanh nghiệp, tồn tại ở mọi Bộ phận, Phòng ban của công ty. Do vậy, Quản lý công việc là một trong những tính năng quan trọng mà bất kỳ một Doanh nghiệp nào từ các cấp quản lý đến đội ngũ nhân viên cũng đều cần phải sử dụng.
Đối với nhiều Doanh nghiệp hiện nay, công tác quản lý công việc còn có rất nhiều hạn chế, chưa phù hợp, làm kìm hãm sự phát triển của Doanh nghiệp. Những khó khăn trong công tác quản lý công việc mà các doanh nghiệp thường gặp phải:
QUẢN LÝ:
Không quản lý được công việc hàng ngày của nhân viên
Khó theo dõi, kiểm soát được tiến độ dự án, công việc
Phân bổ và sử dụng nguồn lực không hợp lý, gây lãng phí
Thiếu công cụ đánh giá khách quan hiệu suất làm việc của nhân viên
NHÂN VIÊN:
Quên việc, bỏ sót việc, thường xuyên chậm deadline
Khó khăn trong việc cộng tác, trao đổi thông tin và nhận hỗ trợ trong công việc
Mất thời gian tổng hợp, làm báo cáo
Năng suất giảm, trì trệ trong công việc
Để khắc phục tình trạng nêu trên thì việc lựa chọn sử dụng Phần mềm quản lý công việc trực tuyến là điều tất yếu mà mỗi Doanh nghiệp cần phải thực hiện để bắt kịp xu hướng phát triển của thời đại Công nghệ 4.0 – thời đại Công nghệ Chuyển đổi số.
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork là gì?
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý công việc một cách hiệu quả, rút gọn thời gian cũng như công sức của cả nhân viên và các cấp quản lý thông qua hệ thống tương tác trực tuyến.
Môi trường làm việc trên một nền tảng thống nhất, tăng tính tương tác, giúp người quản lý có thể lập kế hoạch công việc, giao việc và theo dõi, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện một cách tự nhiên, khoa học và hiệu quả. Người nhân viên cũng dễ dàng nhận được công việc được giao, biết được việc gì cần phải làm ngay, giảm thiểu tình trạng quá hạn, bỏ sót công việc...
2. Công việc sẽ được anh/chị quản lý như thế nào trên FastWork?
Quy trình vận hành một công việc trên FastWork như thế nào?
Và chúng ta hãy cùng xem công việc trên FastWork sẽ được quản lý như thế nào nhé.
2.1. Giao diện quản lý lịch biểu cá nhân
Các kế hoạch Chăm sóc sách hàng (hẹn gặp, gọi điện), công việc cần làm, lịch công tác, kế hoạch xin nghỉ, lịch họp, lịch booking hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của anh/chị sẽ sẽ xuất hiện tại giao diện này, hỗ trợ anh/chị theo dõi tổng thể lịch các việc cần phải làm một cách dễ dàng nhất.
2.2. Giao diện quản lý tổng quan tất cả công việc
Anh/chị có thể theo dõi tất các các công việc của anh/chị, công việc anh/chị giao, công việc mà anh/chị được theo dõi hay các công việc của nhân viên thuộc anh/chị quản lý tại giao diện này.
Theo dõi tổng quan công việc theo dạng danh sách: tất cả các công việc anh/chị có liên quan sẽ được hiển thị, bao gồm cả các công việc trong một quy trình làm việc, các công việc trong dự án nào đó. Tại giao diện này đang ưu tiên thể hiện công việc trong tháng hiện tại sắp xếp theo ngày tạo.
Tại giao diện này để thực hiện thêm mới một công việc anh/chị có thể lựa chọn hình thức Thêm nhanh tiêu đề công việc hoặc Thêm công việc một cách chi tiết
Theo dõi theo dạng nguồn lực: Tại giao diện này anh/chị sẽ thấy được số lượng công việc theo từng nhân viên trong từng khoảng thời gian nhất định. Người quản lý sẽ nắm bắt được nhân viên nào đang thực hiện nhiều việc, nhân viên nào đang thực hiện ít việc hay nhân viên nào đang không có công việc để có những điều chỉnh công việc, phân bổ nguồn lực cho phù hợp. Anh/chị có thể thực hiện kéo thả các công việc từ vị trí này sang vị trí khác trên giao diện này
Tại giao diện này để thêm kế hoạch công việc anh/chị chỉ cần click trái chuột vào bất kỳ khoảng thời gian nào để có thể giao việc cho nhân viên
Theo dõi theo dạng biểu đồ tiến độ (Gantt): Tại giao diện này người quản lý có thể xem thông tin công việc và biểu đồ tiến độ công việc đã thực hiện: Tên công việc, người thực hiện công việc, thời gian bắt đầu thời gian hết thúc, tiến độ của mỗi công việc ra sao,...
Theo dõi công việc theo dạng bảng Board (Kanban): Tại giao diện bảng Kanban, người quản lý sẽ có những thống kê nhanh về số lượng công việc chưa thực hiện, số lượng công việc đang thực hiện, số lượng công việc đang chờ đánh giá, số lượng công việc đã hoàn thành, số lượng công việc đang tạm dừng hay đã bị hủy
2.3. Giao diện quản lý công việc của tôi
Giúp anh/chị theo dõi và quản lý các công việc của cá nhân mình
Các công việc nào sắp đến hạn phải hoàn thành, các công việc mình phải làm theo ngày trong tháng để chủ động thực hiện và thực hiện đúng hạn tránh các trường hợp quên việc, bỏ sót việc.
2.4. Giao diện quản lý công việc tôi giao
Giúp anh/chị theo dõi và quản lý các công việc mình đã giao cho nhân viên thực hiện
Giao diện được thiết kế dễ hiểu, dễ quản lý. Anh/chị sẽ theo dõi được tình hình các công việc mà mình đã giao, giao cho ai, và tiến độ thực hiện công việc đến thời điểm hiện tại. Từ đó đưa ra các chính sách điều chỉnh, các nhắc nhở kịp thời nhất.
2.4. Giao diện quản lý công việc tôi theo dõi
Giao diện giúp chúng ta theo dõi các công việc được thực hiện bởi người khác hay phòng ban khác, nhưng các công việc đó chúng ta vẫn cần theo dõi để nắm được tiến độ và chuẩn bị cho kế hoạch các công việc tiếp theo mà mình thực hiện
2.5. Giao diện quản lý công việc nhân viên của tôi
Giúp anh/chị theo dõi các công việc theo nhân viên mà mình quản lý. Tương tự như việc quản lý công việc của tôi, tuy nhiên giao diện này lại hỗ trợ dưới góc độ của người quản lý để theo dõi tình hình công việc của nhân viên.
2.6. Quản lý công việc và giao việc theo khách hàng
FastWork hỗ trợ anh/chị quản lý công việc theo khách hàng. Từ cơ hội bán hàng, hay từ một Khách hàng anh/chị có thể giao được việc cho nhân viên thực hiện tại khách hàng đó
3. Quản lý công việc theo quy trình phòng ban (CheckFlow và WorkFlow)
Hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết chuyên nghiệp các công việc diễn ra thường xuyên theo nghiệp vụ của một bộ phận, hay một công việc có tham gia của nhiều bộ phận theo quy trình
Tính năng quản lý công việc theo phòng ban, đội nhóm cho phép người dùng cấu hình tự động các quy trình vận hành như: Tự động giao việc cho nhân viên tại các bước thực hiện, tự động giao thời gian thực hiện hay cho điểm công việc….
Tính năng này còn cho phép tự động chuyển bước thực hiện của công việc tự động khi đánh giá kết quả, hoặc hoàn thành công việc.
Từ đó việc giải quyết các các công việc theo quy trình sẽ trở nên thật sự dễ dàng và nhanh chóng, hạn chế tối đa việc sử dụng thời gian cho các thao tác thủ công
3.1. Công việc theo quy trình CheckFlow
3.2. Công việc theo quy trình WorkFlow
4. Quản lý công việc theo dự án/Nhóm
Trước tiên chúng ta cần phân biệt sự khác nhau giữa công việc đội nhóm và công việc theo dự án để sử dụng đúng và phù hợp cho nhu cầu.
Công việc theo đội nhóm là các công việc của 1 bộ phận hoặc phòng ban, nhóm làm việc nào đó trong công ty; tổ chức. Các công việc trong nghiệp vụ diễn ra liên tục và thường xuyên, không xác định được thời gian kết thúc nghiệp vụ.
Công việc dự án là bao gồm các công việc liên quan đến nhau nhằm mục đích tạo mới hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các dự án sẽ có thời gian thực hiện và kết thúc rõ ràng
FastWork hỗ trợ quản lý công việc dự án đa chiều: Nhân lực, tiến độ, trạng thái...
Các công việc trong dự án được quản lý theo mô hình quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, hoặc cha - con của nhau.
Tiến độ dự án sẽ được đánh giá dựa trên tình hình thực hiện các công việc thực tế và các mốc tiến độ dựa trên khối lượng công việc trong dự án.
5. Quản lý các công việc hiện trường
Quản lý kế hoạch công việc: Nắm bắt chính xác kế hoạch công việc, lịch viếng thăm khách hàng theo thời gian và địa điểm chi tiết trong ngày của đội ngũ nhân viên
Quản lý thời gian, địa điểm, lộ trình di chuyển: Nắm bắt nhanh thời gian, địa điểm làm việc của nhân viên thông qua hình thức chấm công
Lên kế hoạch công việc, giao việc hợp lý nhằm tối ưu nguồn lực hiện trường, rút ngắn thời gian chờ xử lý công việc.
Lợi ích sử dụng quản lý công việc trên FastWork
Tương tác công việc mọi lúc mọi nơi:
Chỉ cần 1 chiếc điện thoại thông minh. FastWork hỗ trợ cài đặt ứng dụng trên nền tảng di động, giúp anh/chị tra cứu và cập nhật tình hình, tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Ứng dụng di động còn hỗ trợ thông báo, nhắc nhở lịch thực hiện và hoàn thành công việc.
Qua đó công việc của anh/chị sẽ được quản lý liên tục, tránh gây ra những sự cố không mong muốn từ nguyên nhân quên việc. Giúp người quản lý theo dõi, tương tác - hỗ trợ sát sao nhân viên thực hiện công việc.
Theo dõi báo cáo liên tục tức thời:
Tại mỗi giao diện quản lý công việc FastWork đều hỗ trợ các trang tổng quan và các biểu đồ về tình hình, khối lượng công việc để anh/chị có thể theo dõi bức tranh tổng thể của dự án, của cả nhóm thực hiện công việc hay 1 cá nhân theo thời gian.
Tổng quan công việc theo dự án/Nhóm
Anh/chị cần làm gì để quản lý tốt công việc trên FastWork?
Để quản lý tốt công việc trên FastWork.
Tạo thói quen tra cứu công việc cần làm trên phần mềm khi bắt đầu ngày làm việc.
Tạo công việc trên phần mềm ngay khi phát sinh.
Thường xuyên tra cứu và cập nhật trạng thái công việc.
Sử dụng đầy đủ các tính năng quản lý công việc trên phần mềm để phát huy hiệu quả tối đa.
Last updated
