Hướng dẫn theo dõi công việc

1. Theo dõi trạng thái, tiến độ công việc qua màu sắc

Áp dụng quản lý công việc bằng phần mềm Fastwork anh/chị có thể biết được trạng thái, tiến độ công việc thông qua màu sắc hiển thị:

1.1. Khi xem theo dạng view: Danh sách, nguồn lực, board

• Màu xanh lá cây: công việc đã hoàn thành đúng hạn.

• Màu xanh dương nhạt: công việc đang thực hiện trong hạn quy định.

• Màu cam: Công việc đã hoàn thành nhưng quá hạn được giao.

• Màu đỏ: Công việc quá thời hạn mà chưa được hoàn thành.

• Màu xám: Các công việc chưa thực hiện, tạm dừng hoặc hủy.

Giao diện danh sách công việc trên Web

1.2. Khi xem theo dạng view Tiến độ

Khi xem công việc theo dạng tiến độ, ngoài các màu sắc cơ bản như các dạng view khác sẽ hiển thị thêm màu xanh đậm thể hiện cho % tiến độ công việc đã thực hiện được.

• Màu xanh đậm viền màu xanh lá: công việc hoàn thành 100% theo đúng hạn.

• Màu xanh dương nhạt có một phần xanh đậm: công việc đang thực hiện, màu xanh đậm thể hiện % tiến độ đã làm được.

• Màu xanh đậm viền màu cam: công việc hoàn thành 100% nhưng bị quá hạn được giao.

• Màu đỏ (hoặc màu đỏ có 1 phần màu xanh đậm): công việc quá hạn chưa thực hiện xong, màu xanh đậm thể hiện % tiến độ đã làm được.

• Màu xám: Các công việc chưa thực hiện, tạm dừng hoặc hủy.

Giao diện danh sách công việc dạng Tiến độ

2. Hướng dẫn theo dõi công việc tôi giao

• Giúp anh/ chị theo dõi và quản lý các công việc mà mình là người giao việc.

• Anh/ chị sử dụng bộ lọc sẽ theo dõi được tình hình các công việc mà mình đã giao, giao cho ai, và tiến độ thực hiện công việc đến thời điểm hiện tại. Từ đó đưa ra các chính sách điều chỉnh, các nhắc nhở kịp thời nhất.

2.1. Thao tác trên Web

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Công việc tôi giao

Giao diện danh sách công việc (Task)

2.2. Thao tác trên Mobile

Bước 1: Tại giao diện chính chọn Công việc

Giao diện chính trên Mobile

Bước 2: Từ giao diện Công việc chọn Tab Tôi giao để theo dõi các công việc anh/chị là người tạo

Giao diện danh sách công việc tôi giao trên Mobile

3. Hướng dẫn theo dõi công việc nhân viên của tôi

Các tài khoản quyền Trưởng nhóm trở lên mới có phần Nhân viên của tôi

3.1. Thao tác trên Web

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Nhân viên của tôi

Giao diện dah sách công việc nhân viên của tôi trên Web

Bước 3: Chọn nhân viên anh/ chị cần xem chi tiết công việc

Sẽ có Dashboard tổng quan về khối lượng công việc nhân viên đang thực hiện trong một khoảng thời gian, có thể chọn lọc lại khoảng thời gian muốn xem hoặc click vào chi tiết công việc cần xem

Giao diện danh sách công việc của nhân viên

3.2. Thao tác trên Mobile

Bước 1: Tại giao diện chính chọn dấu 3 gạch

Giao diện màn hình chính trên Mobile

Bước 2: Tại mục Giám sát Công việc -> chọn Công việc

Giao diện menu trên Mobile

Bước 3: Chọn dấu 3 gạch

Bước 4: Chọn Nhân viên của tôi

Bước 5: Chọn 1 nhân viên cụ thể muốn xem dữ liệu công việc

Giao diện theo dõi công việc nhân viên của tôi trên Mobile

4. Hướng dẫn quản lý công việc được theo dõi

Anh/ chị có thể lọc các công việc nào sắp đến hạn phải hoàn thành, các công việc phải làm theo ngày trong tháng để chủ động nhắc nhở theo dõi tiến độ thực hiện đúng hạn tránh các trường hợp quên việc, bỏ sót việc.

4.1. Thao tác trên Web

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Công việc theo dõi

Giao diện danh sách công việc tôi theo dõi trên Web

4.2. Thao tác trên Mobile

Bước 1: Tại giao diện chính chọn Công việc

Giao diện màn hình chính trên Mobile

Bước 2: Chọn sang tab Tôi theo dõi

Giao diện danh sách công việc tôi theo dõi trên Mobile

• Bên dưới có các bộ lọc để anh/ chị có thể lọc tìm công việc theo trạng thái hoặc theo thời gian

5. Hướng dẫn theo dõi công việc của tôi

• Giúp anh/ chị theo dõi và quản lý các công việc mà mình là người thực hiện.

• Anh/ chị có thể lọc các công việc nào sắp đến hạn phải hoàn thành, các công việc mình phải làm theo ngày trong tháng để chủ động thực hiện và thực hiện đúng hạn tránh các trường hợp quên việc, bỏ sót việc

5.1. Thao tác trên Web

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Công việc của tôi

Giao diện danh sách công việc của tôi trên Web

5.2. Thao tác trên Mobie

Bước 1: Chọn Công việc hoặc nhấn vào dấu 3 gạch -> chọn Công việc

Giao diện màn hình chính trên Mobile

Bước 2: Chọn sang tab Của tôi

Gaio diện danh sách công việc của tôi trên Mobile

• Bên dưới có các bộ lọc để anh/ chị có thể lọc tìm công việc theo trạng thái hoặc theo thời gian

Giao diện danh sách công việc của tôi

6. Hướng dẫn theo dõi công việc theo các dạng view: Danh sách, nguồn lực, tiến độ (Gantt), Board (Kanban)

Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

6.1. Theo dõi công việc theo dạng danh sách

Từ giao diện Danh sách công việc chọn xem theo dạng Danh sách

Giao diện danh sách công việc trên Web

Ở giao diện Danh sách anh/ chị có thể lọc công việc theo ngày tạo, ngày cập nhật, hạn hoàn thành, hay các bộ lọc theo deadline ở cột bên trái.

6.2. Theo dõi công việc theo dạng Nguồn lực

Từ giao diện Danh sách công việc chọn xem theo dạng Nguồn lực

Giao diện theo dõi công việc theo dạng Nguồn lực

Ở giao diện Nguồn lực anh/ chị có thể biết được nhân viên nào đang thực hiện nhiều công việc, nhân viên nào đang ít việc. Từ đó giúp cho người quản lý phân bổ lại nhân lực một cách hợp lý.

6.3. Theo dõi công việc theo dạng Tiến độ (Gantt)

Từ giao diện Danh sách công việc chọn xem theo dạng Tiến độ

Giao diện theo dõi công việc dạng Tiến độ

6.4. Theo dõi công việc theo dạng Board (Bảng Kanban)

Từ giao diện Danh sách công việc chọn xem theo dạng Board

Giao diện theo cõi công việc theo dạng Board

Ở giao diện bảng Kanban anh/ chị sẽ biết được trong tháng có bao nhiêu công việc chưa thực hiện, bao nhiêu công việc đang thực hiện, công việc đã hoàn thành hay đang tạm dừng hoặc hủy.