Theo dõi nhật ký phiên chấm công trên điện thoại

Hướng dẫn người dùng tự theo dõi được Nhật ký phiên chấm công vào - chấm công ra trên điện thoại di động của mình tránh tình trạng bị mất ngày công làm việc do thao tác chưa thành công

Khi sử dụng phần mềm Fastwork để theo dõi ngày công làm việc, anh/chị quản lý thỉnh thoảng sẽ gặp tình huống nhân viên báo cáo lại "Buổi sáng đã chấm công vào thành công nhưng đến chiều chấm công ra lại thấy phần mềm báo chưa chấm công vào" hoặc "Cuối ngày đã chấm công thành công nhưng hôm sau vào chấm công lại thấy phần mềm báo bạn chưa chấm công ra". Những tình huống này thường không có cơ sở để đối chiếu vì đều xuất phát từ việc nhân viên báo lên cho người quản lý và người quản lý kiểm tra trên bảng chấm công của nhân viên.

Khi chấm công trên phần mềm Fastwork, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chấm công thất bại nhưng người dùng ít khi để ý. Ví dụ:

+ Khi chụp ảnh đã thành công nhưng bộ nhớ tạm của máy bị đầy dung lượng, ảnh không lưu trữ được trước khi đẩy lên hệ thống -> thao tác chấm công thất bại -> bị đẩy về màn hình chính nhưng người dùng lại không biết tưởng đã chấm công xong

+ Trong quá trình tải ảnh lên hệ thống, dữ liệu mạng không ổn định hoặc chưa tải ảnh xong người dùng đã tắt ứng dụng -> hình ảnh tải lên không thành công -> chấm công thất bại

+ Lỗi hệ thống chấm công không được bị thoát ứng dụng

Để có cơ sở tra cứu lại hoạt động chấm công, trong phiên bản nâng cấp mới nhất trên mobile, phần mềm Fastwork đã bổ sung thêm tính năng lưu trữ Nhật ký phiên chấm công. Tại đây sẽ lưu trữ lại hoạt động chấm công của người dùng: từ khi bắt đầu click Chấm công -> Click vào chữ Chấm công vào/chấm công ra -> Lấy vị trí chấm công thành công/thất bại -> Chụp ảnh và tải ảnh lên hệ thống thành công/thất bại -> Chấm công vào/ra thành công/thất bại. Dựa vào Nhật ký này người dùng có thể chủ động kiểm tra lại được các thao tác chấm công hàng ngày của mình

1. Điều kiện sử dụng tính năng:

Người dùng phải cập nhật phần mềm sử dụng phiên bản mới nhất được cập nhật ngày 23/8/2024. Chỉ từ phiên bản mới này trở đi mới có tính năng ghi nhận Nhật ký phiên chấm công.

+ Hệ điều hành Android là phiên bản 0.1.69 (trên cửa hàng ứng dụng CHplay)

+ Hệ điều hành IOS là phiên bản 0.2.0 (trên cửa hàng ứng dụng AppStore)

+ Phiên bản 0.1.35 (Khi truy cập vào phần mềm đã cài đặt trên điện thoại

2. Người dùng tự theo dõi nhật ký phiên chấm công

Sau khi người dùng thực hiện cập nhật phiên bản App mới về cài đặt, những dữ liệu chấm công phát sinh trên phiên bản mới sẽ được lưu lại ở mục Nhật ký phiên chấm công. Để xem lại nhật ký phiên chấm công anh/chị thao tác như sau:

Truy cập phần mềm trên điện thoại di động -> ở giao diện chính chọn bảng menu tính năng ở góc dưới bên phải

Tại giao diện menu tính năng hiện ra -> chọn dấu 3 chấm cạnh tên người dùng

Ở bảng tính năng hiện ra -> chọn Nhật ký phiên chấm công

Tại đây, anh/chị sẽ thấy được các hoạt động mình đã chấm công được ghi lại. Hoạt động chấm công đó có thành công hay thất bại ở bước nào đều sẽ có thông tin chi tiết

Nhật ký phiên chấm công này được lưu trữ theo thông tin điện thoại người dùng sử dụng. Khi anh/chị sử dụng phiên bản mới và thực hiện chấm công phần mềm sẽ ghi nhận lại trên điện thoại anh chị đang dùng. Khi anh/chị đăng nhập tài khoản trên điện thoại khác thì nhật ký trên điện thoại trước đó sẽ không đồng bộ sang điện thoại mới.

Dữ liệu nhật ký phiên chấm công sẽ được lưu trữ tại bộ nhớ của điện thoại. Khi bộ nhớ đầy phần mềm sẽ không thể lưu trữ được hoạt động chấm công mới. Bộ nhớ điện thoại đầy cũng đồng nghĩa với việc người dùng không thể thao tác chấm công trên Fastwork và cần thực hiện giải phóng bộ nhớ để tiếp tục sử dụng.

Nếu muốn bảo lưu được dữ liệu Nhật ký phiên chấm công đang có, người dùng cần phải thực hiện thao tác đồng bộ dữ liệu lên hệ thống trước khi tiến hành giải phóng bộ nhớ điện thoại. Vì sau khi giải phóng bộ nhớ phần Nhật ký phiên chấm công cũng sẽ được reset dữ liệu.

3. Đồng bộ nhật ký phiên chấm công từ điện thoại cá nhân lên hệ thống

Nhật ký phiên chấm công sẽ được lưu theo tài khoản trên điện thoại cá nhân của mỗi người. Đây là dữ liệu của từng người dùng. Trong trường hợp có sai sót về ngày công và cần đối chiếu lại, anh/chị có thể dùng dữ liệu này để kiểm tra lại thông tin và báo cáo với bộ phận quản lý.

Cách 1: Trực tiếp đưa thông tin nhật ký phiên chấm công trên điện thoại cá nhân cho quản lý xem và đối chứng dữ liệu

Cách 2: Thực hiện đồng bộ dữ liệu từ điện thoại cá nhân lên hệ thống phần mềm để quản lý theo dõi trên web

Từ giao diện Nhật ký phiên chấm công -> click chọn biểu tượng đồng bộ dữ liệu ở góc trên bên phải màn hình

Khi đồng bộ dữ liệu thành công sẽ có thông báo, thông tin Nhật ký phiên chấm công sẽ được reset để ghi nhận dữ liệu mới

Để xem nhật ký đã được nhân viên đồng bộ lên hệ thống, anh/chị thực hiện đăng nhập tài khoản Fastwork và truy cập theo đường dẫn: https://app.fastwork.vn/quanlychamcong#!/diary

Anh/chị có thể thực hiện tìm kiếm theo tên nhân sự và xem dữ liệu

Lưu ý:

Chỉ trong trường hợp thật sự cần thiết mới làm thao tác đồng bộ Nhật ký phiên chấm công lên hệ thống. Khi dữ liệu nhật ký nhiều thao tác đồng bộ dữ liệu lên sẽ làm chậm hệ thống. Nếu cần đối chứng dữ liệu với người Quản lý nên chọn cách để Quản lý xem trực tiếp thông tin trên điện thoại cá nhân của người dùng.