Tạo một công việc theo quy trình trong một dự án trên web

Hướng dẫn cách tạo một công việc vừa nằm trong một dự án vừa có thể vận hành theo một quy trình công việc workflow

Mục đích:

• Trong một dự án sẽ có rất nhiều đầu mục công việc cần phải thực hiện. Có những công việc theo phân cấp cha con nhưng cũng có những công việc cần thực hiện theo một quy trình, giai đoạn. Người thực hiện, người quản lý và các đối tượng liên quan cần nắm được thông tin công việc đang thực hiện tới giai đoạn nào rồi. Để đáp ứng nhu cầu quản lý này, phần mềm đã nâng cấp để cho phép người dùng tạo một công việc dự án và đưa vào một quy trình làm việc cụ thể.

• Khi một công việc dự án chạy theo một quy trình, người quản lý sẽ theo dõi tập trung các công việc nhân viên xử lý, chịu trách nhiệm ở trong danh sách công việc mà không cần xem thông tin ở nhiều nơi, dễ dàng nắm bắt thông tin. Các công việc cũng đảm bảo sẽ được vận hành theo đúng quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc.

Điều kiện:

• Trên hệ thống đã tạo ra các quy trình công việc workflow tương ứng. Cách tạo một quy trình công việc workflow tham khảo (tại đây)

• Người thực hiện công việc cũng là thành viên trong quy trình công việc workflow

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Dự án/Nhóm (Projects/Teams) -> chọn Dự án cần tạo công việc theo quy trình

Bước 2: Ở giao diện Danh sách công việc (hoặc Tiến độ) -> Chọn Thêm mới công việc

Bước 3: Nhập thông tin cho công việc, ở trường thông tin Quy trình lựa chọn Quy trình muốn công việc này vận hành theo

• Tự động hoàn thành công việc khi kết thúc nhiệm vụ (thành công hoặc thất bại): Khi nhiệm vụ này thành công hoặc thất bại mà công việc chưa hoàn thành thì có muốn chuyển trạng thái cho công việc sang hoàn thành hay không? Tích chọn ô này là có chuyển trạng thái hoàn thành khi nhiệm vụ kết thúc

Bước 4: Tạo xong công việc ấn chọn Lưu và Đóng/Lưu và thêm tiếp hoặc Lưu và mở chi tiết để xem chi tiết công việc

Công việc vừa nằm trong một dự án vừa chạy theo một quy trình thì anh chị sẽ thấy có thông tin Dự án và quy trình cũng như công việc đang nằm ở giai đoạn nào trong quy trình ngay tại giao diện Danh sách công việc