Hướng dẫn cấu hình khách hàng

Tại cấu hình khách hàng có thể cấu hình mã tự sinh, cấu hình mặc định, phân quyền và bổ úng thêm các trường tùy chỉnh cũng như cho phép hiển thị trường nào

Bước 1: Chọn CRM → chọn Quản trị phân hệ CRM+

Bước 2: Trong thiết lập quản trị chọn Cấu hình → chọn Khách hàng

1. Hướng dẫn cấu hình chung

Tại Cấu hình chung, cập nhật thông tin cấu hình chung và cấu hình mã khách hàng (nếu cần)

• Cấu hình chung:

  • Ngày chốt công nợ đầu kỳ trong tháng: Nhân viên được phép cập nhật lại công nợ cho tháng ngay trước đó tới ngày nào trong tháng (ví dụ ngày 5)

• Mã khách hàng:

  • Có sử dụng cấu hình mã riêng hay không?

  • Số hiện tại: Số Khách hàng hiện tại đang có trên hệ thống

  • Độ dài số: Độ dài dãy số trong mã Khách hàng

  • Tiền tố: Tiền tố mặc định trong mã Khách hàng

  • Hậu tố: Hậu tố mặc định trong mã Khách hàng

  • Nhập đủ thông tin chọn Lưu để lưu lại cấu hình

Việc thiết lập mã khách hàng để tránh trường hợp khách hàng bị trùng lặp nhau, khi có một mã khách hàng bị trùng hệ thống phần mềm sẽ tự động không cho phép cập nhật thêm mới.

2. Thiết lập cấu hình mặc định khách hàng

• Cấu hình mặc định tại khách hàng sẽ thiết lập một số thông tin về cấu hình giám sát khai báo vị trí và chấm công tại khách hàng sau.

• Có thể chọn cập nhật cấu hình cho toàn bộ khách hàng. Sau khi thiết lập xong các thông tin -> chọn Lưu

• Giám sát: Cho phép hoặc không cho phép tự động theo dõi lộ trình di chuyển của nhân viên và thời gian vào ra của nhân viên

• Khai báo chấm công: Cho phép hoặc không cho phép nhân viên được chấm công sai vị trí được setup trước, có bắt buộc chụp ảnh khi check-in và check-out tại khách hàng hay không và cho phép tối đa chấm công vào trước bao nhiêu phút ( VD: Nhân viên có lịch đến khách hàng lúc 9h và set chỉ cho phép bắt đầu được chấm công từ 8h45 thì khoảng thời gian trước 8h45 sẽ không thực hiện được thao tác chấm công vào tại khách hàng đó)

• Cấu hình khác: Cấu hình về khu vực chấm công và sai số khoảng cách chấm công được phép sai số khi đến địa chỉ khách hàng.

• Có thể cập nhật cấu hình này cho tất cả khách hàng hoặc có thể vào từng khách hàng để thiết lập

• Sau khi thiết lập xong chọn Lưu

3. Thiết lập phân quyền

• Chọn Phân quyền, cập nhật các quyền cho các vai trò liên quan đến một khách hàng, tích chọn vào ô có quyền tương ứng 🡪 chọn Lưu

4. Hướng dẫn thêm mới trường tùy chỉnh

• Chọn Trường tùy chỉnh, phần mềm cho phép người dùng tạo thêm các trường thông tin cần quản lý trong thông tin một khách hàng. Để thêm mới một trường dữ liệu → chọn +Thêm trường

• Chọn +Tạo trường mới để thực hiện thêm một trường dữ liệu:

  • Tên trường: Nhập tên trường dữ liệu cần tạo

  • Kiểu dữ liệu: Lựa chọn kiểu dữ liệu tương ứng

  • Mô tả: Mô tả thêm thông tin cho trường dữ liệu

  • Trường bắt buộc: Đây có phải là trường thông tin bắt buộc người dùng phải nhập hay không

  • Nhập đủ thông tin chọn Lưu và đóng hoặc Lưu và thêm tiếp để tạo tiếp trường dữ liệu mới

• Sau khi đã tạo trường tùy chỉnh mới → tích chọn vào ô phía trước tên trường tùy chỉnh để xác nhận sẽ sử dụng trường tùy chỉnh đó → chọn Lưu để lưu lại thông tin

Thông tin các kiểu dữ liệu:

• Kiểu chữ một dòng: Dữ liệu là text thể hiện trên cùng 1 dòng

• Kiểu chữ nhiều dòng: Dữ liệu là text có thể xuống dòng

• Kiểu logic: Tích chọn hay không tích chọn

• Kiểu chọn một: Chọn 01 trong những lựa chọn từ danh sách thiết lập sẵn cố định

• Kiểu chọn nhiều: Chọn phép lựa chọn nhiều giá trị từ danh sách đã tạo

• Kiểu ngày tháng: Dữ liệu là ngày tháng năm (VD: 14/6/2022)

• Kiểu ngày giờ: Dữ liệu là ngày, giờ (VD: 14/6/2022 14:50)

• Kiểu đính kèm: Đính kèm 01 file từ máy tính

• Kiểu liên kết: Đính kèm 1 link liên kết

• Người giới thiệu: Với kiểu dữ liệu này phần mềm sẽ liên kết tới danh mục Cộng tác viên được tạo trong Danh mục của module Khách hàng

• Kiểu đính kèm mặc định: Chèn sẵn một file đính kèm vào trường thông tin, bất kỳ cơ hội khách hàng nào tạo ra cũng đều hiển thị trường thông tin có file đính kèm này

• Kiểm tiền tệ: Dữ liệu là số, tự động ngăn cách các đơn vị số (VD: Nhập 123345000 🡪 Ghi nhận 123.345.000: một trăm hai mươi ba triệu ba trăm bốn mươi lăm nghìn đồng)

5. Hướng dẫn cấu hình hiển thị

• Chọn Cấu hình hiển thị, phần mềm cho phép cấu hình các trường cần hiển thị khi thực hiện tạo mới một Khách hàng.

• Để lựa chọn trường hiển thị → chọn +Thêm trường để lựa chọn → tích chọn vào ô phía trước tên trường tùy chỉnh, điều chỉnh kích thước ô nếu cần → chọn Lưu