Quy trình phê duyệt báo giá sử dụng đề xuất và phê duyệt nội bộ

Hướng dẫn cách sử dụng đề xuất và phê duyệt nội bộ để phê duyệt một báo giá trên phần mềm Fastwork

Phần mềm Fastwork nâng cấp tính năng đối với quy trình phê duyệt báo giá. Có hai hình thức phê duyệt báo giá trên phần mềm:

• Phê duyệt trực tiếp ở trên báo giá

• Phê duyệt báo giá thông qua đề xuất liên kết

1. Phê duyệt báo giá trực tiếp, không sử dụng đề xuất

1.1 Thêm mới báo giá và Gửi phê duyệt báo giá

Hướng dẫn cách thêm mới một báo giá trên phần mềm xem hướng dẫn (tại đây)

1.2 Thực hiện phê duyệt báo giá

Hướng dẫn cách phê duyệt một báo giá trên phần mềm xem hướng dẫn (Tại đây)

1.3 Thực hiện trả lại một báo giá đã phê duyệt

Trong trường hợp báo giá đã được duyệt, nhưng vì một lý do nào đó cần phải điều chỉnh lại thông tin (ví dụ như thay đổi giá bán) người duyệt báo giá sẽ thực hiện trả lại báo giá cho nhân viên để tiến hành điều chỉnh

Bước 1: Tại giao diện quản lý tất cả báo giá -> chọn Báo giá đã duyệt cần trả lại

Bước 2: Trong giao diện Thông tin báo giá -> chọn Trả lại

Bước 3: Nhập nội dung ghi chú cho việc trả lại báo giá để nhân viên biết nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh -> chọn Thực hiện để lưu thông tin

Báo giá được trả lại, nhân viên sẽ nhận được một thông báo và thông tin ghi chú trả lại sẽ được ghi lại ở mục Hoạt động trong báo giá

2. Phê duyệt báo giá thông qua một đề xuất

Phần mềm đã nâng cấp tính năng cho phép người dùng cấu hình sử dụng đề xuất để phê duyệt một báo giá.

Với việc phê duyệt trực tiếp một báo giá, phần mềm đang cho phép thông qua một cấp duyệt. Trong trường hợp một báo giá cần sự đồng ý và phê duyệt của nhiều cấp, anh/chị có thể thực hiện liên kết với một loại đề xuất để tiến hành duyệt. Khi liên kết với đề xuất, việc phê duyệt báo giá sẽ thực hiện thông qua việc phê duyệt một đề xuất -> khi đề xuất được duyệt thì báo giá đó cũng sẽ được thông qua. Với tính năng duyệt đề xuất, anh/chị có thể thực hiện cấu hình nhiều cấp duyệt mà không bị giới hạn về số bước phê duyệt.

2.1 Tạo mới loại đề xuất sử dụng để phê duyệt báo giá

Thực hiện tạo ra loại đề xuất có các bước duyệt tương ứng với quy trình duyệt báo giá của doanh nghiệp. Tham khảo cách tạo một loại đề xuất (tại đây)

2.2 Cấu hình việc sử dụng đề xuất để phê duyệt một báo giá

Bước 1: Từ menu CRM -> chọn Quản trị phân hệ CRM+ -> ở phần Cấu hình chọn Báo giá

Bước 2: Ở phần Cấu hình chung -> Chọn loại đề xuất sẽ sử dụng để phê duyệt một báo giá -> sau đó chọn Lưu để lưu lại cấu hình

2.3 Phê duyệt một báo giá thông qua việc phê duyệt một đề xuất

Sau khi nhân viên thực hiện tạo một báo giá và gửi phê duyệt, báo giá sẽ chuyển sang trạng thái Chờ duyệt và có thông tin loại đề xuất cần phê duyệt tương ứng

Bước 1: Người duyệt báo giá/đề xuất sẽ nhận được một thông báo đến. Có 2 cách để xem các đề xuất cần duyệt

Cách 1: Truy cập thông báo đến

Cách 2: Truy cập quản lý Đề xuất và phê duyệt nội bộ -> chọn Tôi phê duyệt

Trong thông tin của đề xuất, nếu đề xuất được tạo ra từ một báo giá sẽ có thông tin của báo giá, click vào sẽ xem được thông tin chi tiết của báo giá đang chờ duyệt

Bước 2: Click vào thông báo đến để mở ra chi tiết báo giá cần duyệt -> trong thông tin của báo giá kéo xuống mục đề xuất để tiến hành duyệt -> chọn vào dấu 3 chấm bên cạnh thông tin người duyệt

Bước 3: Thực hiện phê duyệt đề xuất

Bước 4: Khi đề xuất được xét duyệt thành công thì trạng thái của Báo giá sẽ chuyển sang Đã duyệt

Với loại báo giá phê duyệt thông qua duyệt đề xuất, chỉ có tài khoản Quản trị (owner) mới có quyền trả lại báo giá