Xác nhận công làm việc

Hướng dẫn cách nhân viên gửi yêu cầu xác nhận ngày công làm việc và quản lý phê duyệt ngày công trên phần mềm

Trong quá trình chấm công trên điện thoại, một số điện thoại không chọn được vị trí hoặc cần báo thời gian chấm công cụ thể hay chấm công bằng điện thoại chưa thực hiện được vì lỗi wifi/ chấm công bị quá hạn, dẫn đến quá thời gian chấm công quy định. Vậy nhân viên cần thực hiện xác nhận để được tính công làm việc đúng.

(Hoặc) Trường hợp nhân viên đi chấm công tại địa điểm nào đó đột xuất nhưng cho phép được tính đủ công làm việc. Nếu sử dụng đơn công tác hoặc dựa vào hoạt động chấm công thì chưa phù hợp. Khi đó nhân viên sẽ cần được xác nhận để tính lại ngày công.

Để sử dụng tính năng Xác nhận dữ liệu chấm công, anh/chị cần phải cấu hình Địa điểm chấm công tương ứng để sử dụng tính năng xác nhận công. Và nhân viên cần phái có hoạt động chấm công tại địa điểm cho phép xác nhận công này.

Khi chấm công ở địa điểm cần xác nhận công này, ngày công của nhân viên chỉ hiện thị sau khi đơn xin xác nhận công được phê duyệt. Nếu đơn không được duyệt, dù nhân viên chấm công vào ra đầy đủ thì công làm việc cũng không được ghi nhận.

1. Cấu hình địa điểm chấm công cần Yêu cầu xác nhận dữ liệu chấm công

Từ menu HRM -> chọn Quản trị phân hệ HRM -> chọn Địa điểm chấm công.

Chọn Thêm mới và nhập thông tin cho địa điểm.

Tại mục Yêu cầu xác nhận lại dữ liệu chấm công -> chọn Có để kích hoạt tính năng.

Nhập đủ thông tin chọn Lưu để tạo địa điểm mới.

2. Cấu hình phê duyệt đơn xác nhận dữ liệu chấm công

Tại giao diện Quản trị phân hệ HRM -> Chọn Đơn từ.

Chọn Xác nhận dữ liệu chấm công -> chọn Thêm mới.

Thực hiện nhập thông tin cho Đơn xin Xác nhận dữ liệu chấm công.

+ Phòng ban: Phòng ban sẽ áp dụng cấu hình này. Nếu bỏ trống thì mặc định áp dụng cho tất cả phòng ban trong công ty.

+ Nhân viên: Áp dụng chọn cấu hình cụ thể cho nhân viên nào đó (nếu có). Khi được chọn thì cấu hình sẽ chỉ áp dụng với các nhân viên ấy. Không thì bỏ qua mục này.

+ Hình thức duyệt: Lựa chọn hình thức duyệt tương ứng.

+ Người duyệt: Chọn người duyệt tương ứng.

+ Thời gian duyệt: thời gian duyệt mong muốn (nếu có).

+ Người nhận thông báo: Chọn người nhận thông báo khi đơn được gửi (nếu có).

+ Người ủy quyền: Chọn người cho phép ủy quyền duyệt đơn thay.

Nhập đủ thông tin chọn Lưu để lưu lại cấu hình.

3. Nhân viên chấm công và gửi đơn xác nhận để được tính công

Để có thể sử dụng đơn xác nhận công cho ngày nào đó, cần đảm bảo nhân viên có hoạt động chấm công tại địa điểm có yêu cầu xác nhận chấm công.

Bước 1: Truy cập App Fastwork trên điện thoại, chọn địa điểm chấm công yêu cầu xác nhận công để thực hiện chấm công vào. Kết thúc ngày làm việc thực hiện chấm công ra.

Bước 2: Thực hiện gửi đơn trên phần mềm. Chọn loại đơn Xác nhận dữ liệu chấm công

Bước 3: Nhập thông tin trong đơn và thực hiện Gửi đơn.

Nếu anh/chị không có hoạt động chấm công tại địa điểm xác nhận công phần mềm sẽ không cho phép gửi đơn vì không xác nhận được địa điểm.

Ngày nhân viên có chấm công nhưng đơn xác nhận công chưa được duyệt thì trên bảng công vẫn hiển thị 0 công.

4. Quản lý phê duyệt đơn xin xác nhận dữ liệu chấm công

Quản lý thực hiện phê duyệt đơn Xác nhận dữ liệu chấm công của nhân viên.

Sau khi đơn được duyệt công làm việc của nhân viên sẽ được tính đủ 1 công. Thời gian nhân viên nhập trong đơn chỉ mang tính chất xác nhận.