Tổng quan về công việc theo quy trình trên FastWork (Workflow)
1. FASTWORK WORKFLOW là gì?
Phần mềm quản lý quy trình công việc (workflow) cho phép mỗi doanh nghiệp có thể số hoá những quy trình công việc dạng lặp đi lặp lại trên hệ thống. Khi có một nhiệm vụ được khởi tạo và đưa vào một quy trình, thì nhiệm vụ đó chạy theo quy trình đã setup sẵn. Workflow liên kết toàn diện các quy trình và phòng ban trên cùng một nền tảng.
2. LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG WORKFLOW
Quy trình hóa nghiệp vụ của doanh nghiệp
Quản lý, theo dõi tiến độ các nhiệm vụ thực hiện
Đánh giá kết quả thực hiện (thành công, thất bại)
Biết các điểm gây tắc nghẽn nhiệm vụ (ở giai đoạn nào, do công việc gì, ai phụ trách)
3. QUẢN LÝ QUY TRÌNH WORKFLOW TRÊN PHẦN MỀM FASTWORK
Quản lý quy trình Workflow bao gồm: Quy trình → Giai đoạn → Nhiệm vụ → Công việc
Quy trình: Là một luồng công việc cố định lặp đi lặp lại các bước theo thứ tự các bước đã được định nghĩa trước
Giai đoạn: Định nghĩa các giai đoạn trong một quy trình, khi có một nhiệm vụ phải trải qua các giai đoạn đã được định sẵn
Nhiệm vụ: Là đối tượng mà nhân viên cần xử lý theo một quy trình. Để hoàn thành nhiệm vụ phải thực hiện các công việc trong các giai đoạn.
Công việc: Được định nghĩa sẵn trong từng giai đoạn. Khi nhiệm vụ qua giai đoạn này bắt buộc (hoặc không bắt buộc) thực hiện các công việc trong giai đoạn
4. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH (MẪU)
Mô tả quy trình:
Đối tượng tạo nhiệm vụ: Nhân viên kinh doanh, Nhân viên triển khai
STT | Giai đoạn / Bước | Người tham gia | Trường thông tin | Công việc | Điều kiện chuyển bước |
0 | Tạo nhiệm vụ | - Nhân viên KD tạo nhiệm vụ - Trưởng nhóm triển khai là người thực hiện | - Mã tổ chức: - Gói Hợp đồng: - Lĩnh vực hoạt động: - Tính năng sử dụng: - Số buổi triển khai: - Hình thức triển khai: Trực tiếp/Trực tuyến - Đào tạo hướng dẫn sử dụng: có/không - Phân tích nhu cầu Khách hàng: có/không |
|
|
1 | XÂY DỰNG HỆ THỐNG | Trưởng nhóm TK Nhân viên TK được giao nhiệm vụ | - Dữ liệu đã cài đặt: OFFICE/ WORK/ CRM/ HRM/ KPI - File cung cấp danh sách tài khoản đăng nhập: (file đính kèm) | 1. Khởi tạo hệ thống (TPTK) 2. Gửi Danh mục dữ liệu cần cung cấp cho KH 3. Cài đặt dữ liệu hệ thống | Khởi tạo xong hệ thống |
2 | LÊN CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO | Nhân viên triển khai | - Thời gian đào tạo dự kiến: - Khách hàng thông qua: YES/NO - Chương trình đào tạo chi tiết: (file đính kèm) | 1. Xây dựng tài liệu: quy định áp dụng, chương trình đào tạo, slide hướng dẫn sử dụng 2. Trình Khách hàng phê duyệt chương trình đào tạo | Khách hàng thông qua Chương trình đào tạo |
3 | TRIỂN KHAI ĐÀO TẠO | Nhân viên triển khai | - Số buổi đã đào tạo thực tế - Số lượng người dùng đã được đào tạo | 1. Đào tạo khách hàng (trực tuyến, trực tiếp) | Hoàn thành số buổi đào theo HĐ |
4 | BÀN GIAO HỆ THỐNG | Nhân viên triển khai | - Biên bản bàn giao: đã ký/chưa ký - Biên bản nghiệm thu: có/không - Chất lượng đào tạo: xuất sắc/tốt/đạt/không đạt/cần hướng dẫn lại/KH k đào tạo | 1. Ký BBBG và phiếu nghiệm thu | - Nếu Kết luận đã bàn giao hệ thống thì chuyển quy trình chăm sóc vận hành - Đánh giá không đạt/ cần hướng dẫn lại >> quay lại giai đoạn triển khai |
5. Các thuật ngữ trên Fastwork Workflow
Nhiệm vụ của tôi: Là các nhiệm vụ của tôi thực hiện
Nhiệm vụ tôi giao: Là nhiệm vụ tôi giao cho các phòng ban, nhân viên
Nhiệm vụ của nhân viên: là các nhiệm vụ của nhân viên thực hiện
Công việc của tôi: Công việc tôi thực hiện
Quy trình: Là quy trình công việc cần thực hiện
Giai đoạn: Là các giai đoạn trong một quy trình
Trường tùy chỉnh: Là các trường thông tin để xuất hiện trên từng giai đoạn, nhân viên cập nhật để chuyển sang giai đoạn tiếp theo
Chuyển tiếp quy trình: là quy trình chuyển tiếp dựa vào các điều kiện, trường thông tin
Thành viên: Là các thành viên thực hiện nhiệm vụ trong quy trình
Người theo dõi: là người theo dõi quy trình được gán, có thể thấy được các nhiệm vụ trong quy trình
Người nhận thông báo: là người được nhận thông báo khi có nhiệm vụ được tạo trong quy trình
Mô hình chuyển giai đoạn: Lựa chọn cách chuyển giai đoạn trong quy trình, mô hình này sẽ quyết định tới việc cấu hình chi tiết các giai đoạn
Chủ sở hữu: Là chủ sở hữu của quy trình tạo ra
Chế độ hiển thị: Là chế độ hiển thị công khai, riêng tư hoặc nội bộ
Lý do thất bại: là lý do thất bại của quy trình(Không phù hợp,...)
Điều kiện chuyển giai đoạn: Là điều kiện để chuyển giai đoạn khi hoàn thành công việc
Chiếc lược giao nhiệm vụ: là người phụ trách giao nhiệm vụ ở các giai đoạn
Last updated
