Hướng dẫn thiết lập cho một quy trình công việc (Workflow)

Để thiết lập một quy trình công việc (Workflow) trên web, thực hiện thao tác như sau:

• Cấu hình các giai đoạn

• Cấu hình các trường thông tin tùy chỉnh theo từng giai đoạn

• Cấu hình chuyển tiếp quy trình (nếu có)

• Phân quyền chức năng với từng nhóm người trong quy trình

1. Cấu hình các giai đoạn của quy trình

Bước 1: Chọn WORK -> chọn Quy trình công việc (Workflow)

Bước 2: Chọn Quy trình công việc cần thiết lập -> chọn Dashboard -> icon 3 chấm -> chọn thiết lập

Bước 3: Chọn tab Giai đoạn sau đó chọn +Giai đoạn để thêm mới

Bước 4: Nhập các trường thông tin cho Giai đoạn và Lưu lại

• Tên giai đoạn: đặt tên các giai đoạn theo quy định

• Thời gian thực hiện: Thời gian quy định cho phép thực hiện nhiệm vụ ở giai đoạn này

• Quản trị giai đoạn: Giao người thực hiện, có quyền trên tất cả nhiệm vụ của giai đoạn (khi nhiệm vụ đã qua giai đoạn có được xem nhiệm vụ)

• Người thực hiện: là các nhân viên thực hiện nhiệm vụ khi nhiệm vụ đến giai đoạn, chỉ có quyền trên các nhiệm vụ mình xử lý

• Điều kiện chuyển sang giai đoạn khác: Lựa chọn điều kiện chuyển tiếp nhiệm vụ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác

• Chiến lược giao nhiệm vụ ở giai đoạn: Lựa chọn chiến lược giao nhiệm vụ khi có 1 nhiệm vụ được chuyển tới giai đoạn này.

• Mô tả: Mô tả chi tiết về giai đoạn

• Danh sách công việc: Định nghĩa sẵn các công việc nhân viên cần thực hiện ở giai đoạn này. Khi nhiệm vụ đến giai đoạn thì sẽ tạo ra công việc. Có thể gán luôn người thực hiện cho công việc. Tuy nhiên, mỗi công việc chỉ được phép gán cho một nhân viên thực hiện

2. Cấu hình các trường thông tin tùy chỉnh theo từng giai đoạn

• Thiết lập các trường thông tin của nhiệm vụ trong quy trình

• Có thể gắn các trường thông tin với từng giai đoạn trong quy trình: Khi chuyển nhiệm vụ sang giai đoạn mới sẽ cho phép người dùng nhập các trường thông tin ở giai đoạn hiện tại.

• Cung cấp các kiểu dữ liệu của trường thông tin tùy chỉnh: kiểu chữ, kiểu số, kiểu logic, kiểu tùy chọn, kiểu người dùng

Bước 1: Từ giao diện Thiết lập của 1 quy trình chọn tab Trường tùy chỉnh -> chọn + Trường tùy chỉnh để thêm mới

Bước 2: Nhập các thông tin cho trường tùy chỉnh và Lưu lại

• Tên trường dữ liệu: Đặt tên trường tùy chỉnh

• Kiểu dữ liệu: Lựa chọn kiểu trường dữ liệu sẽ nhập (kiểu số, kiểu chữ, kiểu chọn một, kiểu chọn nhiều, kiểu logic, kiểu ngày tháng,...)

• Phương pháp lấy danh sách tùy chọn: Sẽ xuất hiện với các kiểu dữ liệu như Kiểu chọn một, kiểu chọn nhiều, kiểu đính kèm mặc định:

  • Danh sách giá trị: Nhập danh sách các giá trị sẽ hiển thị để người thực hiện lựa chọn (Giá trị và Tiêu đề)

  • Bảng liên kết: chọn liên kết tới tính năng nào khác trên phần mềm FastWork

  • File đính kèm: (Trong kiểu đính kèm mặc định) lựa chọn một file đính kèm mẫu mặc định cho trường thông tin này

• Mô tả: Mô tả chi tiết giải thích cho trường tùy chỉnh

• Trường bắt buộc: Đây có phải là trường thông tin bắt buộc nhập hay không.

• Thuộc giai đoạn: Lựa chọn trường tùy chỉnh này thuộc giai đoạn nào

• Vị trí ở sau trường tùy chỉnh: Sắp xếp vị trí các trường tùy chỉnh

• Là trường tìm kiếm: Tích chọn ô này sẽ xuất hiện ô tìm kiếm thông tin để thực hiện tìm thông tin gắn vào trường tùy chỉnh. Nên áp dụng với các trường thông tin sẽ liên kết với dữ liệu trên phần mềm như Khách hàng, đề xuất, cơ hội bán hàng, văn bản đi đến

• Là trường dùng làm báo cáo: Trong quy trình công việc workflow có một tính năng "Báo cáo". Check vào ô Là trường dùng làm báo cáo nếu bạn muốn sử dụng trường thông tin này để làm báo cáo

3. Cấu hình chuyển tiếp quy trình (nếu có)

Bước 1: Từ giao diện Thiết lập của 1 quy trình chọn tab Chuyển tiếp quy trình

Bước 2: Nhập các trường thông tin Quy trình chuyển tiếp. Lưu lại để hoàn tất.

• Quy trình chuyển tiếp: Lựa chọn quy trình sẽ chuyển tiếp đến

• Giai đoạn cho phép chuyển tiếp: Lựa chọn giai đoạn cho phép chuyển tiếp

• Tự động chuyển tiếp: Cho phép tự động hay không tự động chuyển tiếp

• Chiến lược giao nhiệm vụ mới: Lựa chọn chiến lược giao nhiệm vụ khi chuyển sang quy trình mới

• Gán người theo dõi cho nhiệm vụ mới: Có thể tuỳ chỉnh đươc người theo dõi ở 1 nhiệm vụ là ai

• Chuyển trao đổi, đính kèm cho nhiệm vụ mới: Có cho phép khi nhiệm vụ khi chuyển tiếp qua quy trình mới lấy luôn các thông tin trao đổi và đính kèm của nhiệm vụ đó.

• Ánh xạ trường thông tin sang nhiệm vụ mới: Lựa chọn trường thông tin từ quy trình đích (quy trình mới) tương ứng với quy trình nguồn (quy trình hiện tại)

• Tác vụ khi nhiệm vụ mới thành công hay thất bại: Nếu nhiệm vụ chuyển tiếp ở quy trình này thành công thì cái nhiệm vụ cũ ban đầu ở quy trình đó cũng sẽ tự động được chuyển sang thành công.

4. Phân quyền chức năng với từng nhóm người trong quy trình

Bước 1: Từ giao diện Thiết lập của 1 quy trình chọn tab Phân quyền

• Lựa chọn các quyền chức năng tương ứng với từng nhóm người và Lưu lại