Tổng quan thu chi nội bộ trên phần mềm Fastwork

Tính năng này giúp người sử dụng hình dung được dòng tiền mặt, tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đã “thu” hoặc “chi” vào những việc gì, hiện còn tồn đọng bao nhiêu.

1. Thêm mới phiếu thu/ chi

• Tại Menu Office, bạn chọn Thu chi nội bộ

• Màn hình của hệ thống sẽ hiển thị ra như sau:

Đơn vị/Cơ sở: là chi nhánh/Công ty con Hoặc 1 nơi bạn muốn hạch toán các khoản chi phí độc lập

Trong Đơn vị sẽ có nhiều Quỹ: Tổng Quỹ = Các quỹ cộng lại (Như ví dụ hình dưới: Tổng quỹ = Quỹ Văn phòng phẩm + Quỹ Kinh doanh)

• Để xuất file sổ quỹ ra excel, chọn Tiện ích -> chọn Xuất dữ liệu

2. Thêm mới phiếu thu/ chi

• Để lập phiếu thu/ chi đưa vào quỹ nào, bạn chọn Lập phiếu thu/chi và chọn quỹ muốn đưa vào.

• Hệ thống sẽ hiện ra thông tin phiếu thu/ chi cần điền như sau:

Phiếu thu/Chi (Loại Tiền mặt)

Phiếu Thu/chi (Loại Ngân hàng)

• Mã phiếu: Tự đặt hoặc để trống để hệ thống tự động phát sinh theo quy tắc:

• Ngày lập phiếu.

• Loại thu/ chi: Là danh mục thu/chi để phân biệt (Ví dụ: Chi điện/nước; chi lương; tạm ứng,…)

• Phòng ban nộp/ nhận: tìm kiếm nhóm đối tượng nộp/ nhận cho phiếu thu/chi

• Nhân viên nộp/ nhận: nhập tên người nộp nếu đã tồn tại trong danh sách.

• Giá trị phiếu thu/ chi: số tiền

• Quỹ: nơi thống kê các phiếu thu/chi phát sinh

• Dự án: Phiếu thu/chi liên quan tới dự án nào

• Hợp đồng: Phiếu thu/chi liên quan đến Hợp đồng nào

• Nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp liên quan

• Ghi chú: Ghi chú phát sinh khoản tiền thu/chi

• Hạch toán vào kết quả kinh doanh: tích chọn ô này nếu muốn khoản thu/chi được liệt kê trên báo cáo tài chính và ngược lại.

• Đối với Loại Quỹ là Ngân hàng sẽ có thêm các trường sau:

  • Tài khoản: Số tài khoản của ngân hàng

  • Phương thức thanh toán: Thẻ/Chuyển khoản

3. Cập nhật phiếu thu/ chi

• Để cập nhật phiếu thu/ chi, bạn tìm kiếm và chọn phiếu thu/ chi cần cập nhật

• Kích Sửa, hệ thống sẽ hiển thị bảng cập nhật phiếu thu/ chi như sau:

Với các phiếu thu/chi bạn có thể cập nhật các thông tin sau:

• Mã phiếu, Ngày lập phiếu, Giá trị, Người duyệt, Dự án, Hợp đồng, Khách hàng, Phòng ban, Nhân viên, Ghi chú, tích/ bỏ tích Hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh.

• Sau khi cập nhật, bạn kích chọn Lưu thay đổi.

4. Quy trình quản lý Thu chi nội bộ bằng phần mềm FastWork

B1. Cấu hình sổ quỹ

Để quản lý được sổ quỹ cần cấu hình các thông tin liên quan:

• Cấu hình mã phiếu thu/chi

• Cấu hình đơn vị/cơ sở

• Cấu hình các loại quỹ

B2. Thiết lập các loại Thu/Loại chi

B3. Thiết lập các Nhà cung cấp

B4. Thêm mới phiếu thu/chi

B5. Điều chỉnh phiếu thu/chi

B6. Quản lý quỹ

6.Các tài khoản nào sẽ thấy Thu chi nội bộ trên phần mềm FastWork?

• Nếu là tài khoản Quản trị tổ chức (Admin) thì sẽ thấy hết các đơn vị cơ sở và quỹ thuộc đơn vị cơ sở đấy

• Nếu là Quản trị của Đơn vị/cơ sở thì sẽ thấy được tab Tổng quỹ và các Quỹ thuộc đơn vị cơ sở này

• Được quyền duyệt Phiếu

• Nếu là Quản trị của quỹ thì sẽ thấy hết các phiếu thu/chi, quỹ đầu kỳ, tổng thu, tổng chi, tổng chuyển, tồn quỹ và có quyền duyệt phiếu.

• Nếu là Người duyệt thì sẽ không được quyền tạo phiếu Thu/chi, Sẽ thấy những phiếu thu/chi do mình duyệt

• Nếu là thành viên thì sẽ thấy những Phiếu Thu/chi do mình Tạo

• Nếu vừa là người duyệt + thành viên thì được quyền tạo phiếu thu/chi, tự duyệt cho phiếu của mình tạo