Hướng dẫn thêm mới loại đề xuất

Hướng dẫn cách tạo mới một loại đề xuất trên phần mềm Fastwork

• Đề xuất và phê duyệt điện tử giúp số hóa quy trình xử lý, xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ quy trình xử lý yêu cầu – đề xuất nội bộ.

• Giúp phân luồng đề xuất: Không phải vất vả tìm và xử lý vô số các đề xuất được gửi ngẫu nhiên đến bạn từ SMS, điện thoại, Facebook... giờ đây việc xử lý công việc dễ dàng hơn bao giờ hết. Đề xuất gửi đi được chuyển đến đúng đối tượng phê duyệt theo quy định của công ty, tránh tình trạng gửi nhầm đối tượng, mất thời gian chuyển lại gây ảnh hưởng tới công việc trong doanh nghiệp

Bước 1: Từ menu WORK → chọn Quản trị phân hệ WORK+

Bước 2: Chọn Danh mục → chọn Đề xuất

Bước 3: Chọn Loại đề xuất → chọn Thêm mới

Giao diện danh sách loại đề xuất

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đề xuất và bấm Tạo mới

• Thông tin chung:

  • Người nhận thông báo: Là người nhận thông báo khi loại đề xuất này được nhân viên gửi đi.

  • Người thực hiện: Là người sẽ có trách nhiệm thực thi sau khi đề xuất được các cấp quản lý phê duyệt, người thực hiện này sẽ không nằm trong quy trình duyệt. Đề xuất ở trạng thái Đã duyệt sẽ thông báo cho người thực hiện.

  • Nội dung: Bảng nội dung để người đề xuất có thể điền bổ sung thêm các trường thông tin (nếu muốn) như các bảng kê, các thông tin mô tả thêm cho đề xuất được gửi đi

• Trường mở rộng: Lựa chọn thêm các trường thông tin mở rộng cho đề xuất. Ví dụ: số tiền đề xuất, Thời gian hoàn trả, Lý do tạm ứng tiền,... hay chọn liên kết tới module nào đó trên phần mềm để lấy ra thông tin khi làm đề xuất.

• Quy trình xét duyệt:

  • Chỉ cần một người xét: anh/chị có thể lựa chọn nhiều tài khoản là người phê duyệt đề xuất nhưng chỉ cần 1 trong số những người được chọn này phê duyệt thì đề xuất sẽ được thông qua.

  • Cần duyệt đồng thời: anh/chị có thể lựa chọn nhiều tài khoản là người phê duyệt đề xuất và khi đề xuất được tất cả những người được chọn này phê duyệt thì đề xuất mới được thông qua. Không cần theo thứ tự duyệt sắp đặt có nghĩa là ai duyệt trước cũng được.

  • Duyệt theo trình tự: Đề xuất sẽ được duyệt thông qua bao nhiêu bước thực hiện cấu hình người duyệt theo từng bước. Đề xuất sau khi được duyệt ở bước 1 mới được chuyển tới bước 2 và thông báo cho người duyệt ở bước 2 biết. Các bước duyệt phía sau cũng tương tự. Người duyệt ở bước phía trước chưa duyệt thì người duyệt ở bước sau sẽ chưa thể nhìn thấy đề xuất này.

Đối với Duyệt theo trình tự có thêm 3 cơ chế chọn người duyệt linh động:

• Quản lý người đề xuất: Là quản lý trực tiếp của người làm đề xuất. Người quản lý trực tiếp này sẽ lấy theo cấu hình đã thiết lập trên hệ thống (tham khảo tài liệu)

• Quản lý người duyệt trước: Là quản lý trực tiếp của người duyệt ở bước trước

• Nhân viên bất kỳ: Là một người duyệt bất kỳ nào đó do người đề xuất lựa chọn hoặc là người duyệt bước ngay trước đó sẽ lựa chọn khi chuyển tiếp bước duyệt

Đối với Cần duyệt đồng thời và Duyệt theo trình tự sẽ có thêm Quyền tối cao được định nghĩa là quyền mà tài khoản duyệt đề xuất không cần tuân thủ theo quy trình duyệt theo thứ tự các cấp đã cấu hình trước đó.

Phục vụ cho nhu cầu, trong trường hợp Đề xuất cần gấp không thể đợi để tuân theo các bước, các cấp duyệt được, cần một người có quyền duyệt nhanh để Đề xuất nhanh chóng được thông qua để xử lý công việc. Khi đề xuất được người có quyền tối cao duyệt thì những người ở bước duyệt sau sẽ được thêm vào thành người theo dõi của đề xuất đó

• Phân quyền áp dụng:

  • Phòng ban: Là phòng ban sử dụng loại đề xuất này (không chọn phòng ban thì mặc định tất cả các phòng ban đều sử dụng được loại đề xuất này).

  • Người dùng: Là người được sử dụng loại đề xuất này (không chọn người dùng thì mặc định tất cả mọi người đều sử dụng được loại đề xuất này). Nếu vừa chọn Phòng ban áp dụng vừa chọn Người dùng thì các nhân viên trong phòng ban được chọn và người dùng được cấu hình sẽ thấy loại đề xuất này

• Thiết lập quyền cập nhật đề xuất: Thực hiện phân quyền cho những nhóm đối tượng người liên quan đến loại đề xuất này được làm những gì. Anh/chị chọn những quyền cần phân cho 4 nhóm đối tượng: Người đề xuất, người theo dõi, người xét duyệt, người nhận thông báo và ấn Lưu phân quyền.

Lưu ý:

• Trường hợp chỉ cần một người duyệt:

+ Đồng ý: Chỉ cần một trong số những người duyệt đề xuất Đồng ý là đề xuất được thông qua

+ Từ chối: Tất cả những người duyệt đều phải ấn Từ chối thì đề xuất mới bị Từ chối. Nếu mới chỉ có 1 người duyệt Từ chối, những người duyệt lại chưa phê duyệt thì đề xuất vẫn ở trạng thái Chờ duyệt.

• Trường hợp cần duyệt đồng thời:

+ Đồng ý: Cần tất cả người phê duyệt đều Đồng ý

+ Từ chối: Chỉ cần một trong số những người xét duyệt ấn Từ chối là đề xuất sẽ bị Từ chối