Tổng quan về quản lý hồ sơ nhân sự

Việc quản lý thông tin nhân sự, giúp cho lãnh đạo không chỉ nắm được thông tin nhân viên mà còn hiểu được năng lực, quá trình học tập, công tác, tiểu sử bản thân, thành tích khen thưởng của toàn nhân viên trong công ty …

Từ đó có quyết định giao việc, phân chia công việc một cách hợp lý. Thực hiện tốt được công việc này giúp công ty sẽ quản lý và sử dụng lao động một cách hiệu quả và tăng năng suất lao động của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty.

Như vậy có thể thấy, quản lý thông tin nhân sự là hết sức cần thiết với doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay đa số các doanh nghiệp còn chưa có công cụ để quản lý hoặc quản lý hời hợt bằng các công cụ chưa hiệu quả. Điển hình như:

• Mất nhiều thời gian nhập liệu

• Nếu người nhập nhập sai thì không thể phát hiện được

• File xls lưu trữ thông tin quá nặng

• Không thể phối hợp nhiều người cùng nhập liệu. Khó quản lý dữ liệu

• Khó lưu trữ tất cả thông tin cần thiết của toàn bộ nhân viên vào 1 nơi

• Tra cứu dữ liệu khó khăn

Nên chưa thể khai thác hết tiềm năng nhân sự gây lãng phí nguồn nhân lực hiện có

Do đó việc áp dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự là hết sức cần thiết và là cách tốt nhất để giải quyết các việc trên

Vậy với một phần mềm quản lý thông tin nhân sự cần đáp ứng những gì để phát huy tối đa hiệu quả của quản lý thông tin nhân sự?

• Cập nhật đầy đủ các thông tin nhân sự

• Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã nhân viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề…

• Quản lý chi tiết thông tin về quan hệ gia đình: Đã lập gia đình, Độc thân, họ tên bố mẹ, anh chị em ruột, nghề nghiệp, tuổi tác..

• Quản lý chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học, về chính trị: Đoàn, Đảng, Công đoàn

• Quản lý chi tiết quá trình công tác của người lao động: Quản lý theo thời gian, trước và sau khi làm việc tại công ty. Đơn vị công tác qua các năm.

• Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động: Lưu tài liệu, hồ sơ, bằng cấp, các chứng chỉ chuyên môn của người lao động.

• Theo dõi quá trình diễn biến lương của người lao động: tăng / giảm lương các tháng, quý, năm ..

• Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật người lao động: Theo dõi các thành tích, khen thưởng của nhân viên trong công ty, thành tích hoạt động cá nhân …

• Thông tin lưu trữ hợp nhất, tra cứu dễ dàng

• Việc tra cứu thông tin nhân sự sẽ thường xuyên xảy ra với cán bộ nhân sự, trước đây thông tin nhân viên được lưu bằng giấy tờ hoặc thư viện trên máy tính, mỗi thông tin lại được lưu trữ 1 nơi thì việc tra cứu lại thông tin nhân sự vô cùng mất thời gian. Đối với các phần mềm quản lý thông tin thì sẽ triệt tiêu được các vấn đề đó khi tất cả được lưu trữ bài bản, tra cứu dễ dàng, nhanh chóng

• Môi trường làm việc tương tác, nhiều người cùng xử lý

• Nếu trước đây dữ liệu lưu trữ chỉ có thể một người truy cập và chỉnh sửa, thì với việc áp dụng phần mềm, các dữ liệu được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung, mà ở đó nhiều người có thể truy cập vào để xử lý cùng lúc