Tạo đề xuất từ một nhiệm vụ trong quy trình workflow

Nâng cấp tính năng cho phép người dùng tạo một đề xuất trong một nhiệm vụ và cấu hình chuyển bước khi đề xuất được phê duyệt

Phần mềm nâng cấp thêm tính năng cho phép người dùng có thể thực hiện tạo ngay một đề xuất trong một nhiệm vụ đang thực hiện. Sau khi đề xuất được phê duyệt, nhiệm vụ sẽ tự động chuyển tiếp sang giai đoạn mới theo cấu hình đã thiết lập

Mục đính:

• Tạo được sự liên kết giữa Đề xuất và quy trình công việc Workflow; giúp theo dõi được các đề xuất liên quan tới nhiệm vụ nào, các thông tin của nhiệm vụ sẽ được hiển thị trong nội dung của đề xuất giúp thông tin được nhất quán và liền mạch; cung cấp đầy đủ dữ liệu cho người phê duyệt đề xuất

• Giảm bớt thao tác cho người sử dụng (thay vì đang thực hiện một nhiệm vụ phải truy cập tính năng đề xuất để làm một đề xuất mới)

• Theo dõi thông tin dễ dàng hơn, nhìn vào một nhiệm vụ sẽ biết được có những đề xuất nào được tạo, đề xuất đó nằm ở giai đoạn nào trong quy trình thực hiện

1. Cấu hình sử dụng đề xuất trong một quy trình workflow

Bước 1: Từ menu WORK -> Chọn Quy trình công việc (Workflow) -> chọn Quy trình cần thực hiện cấu hình

Bước 2: Chọn Dashboard -> chọn 3 gạch ngang để truy cập phần Thiết lập quy trình

Bước 3: Trong chi tiết thiết lập quy trình -> chọn tab Giai đoạn -> chọn giai đoạn sẽ cần tạo đề xuất

Bước 4: Tại phần Thông tin cấu hình giai đoạn -> tích chọn Sử dụng đề xuất và phê duyệt

Bước 5: Thực hiện lựa chọn loại đề xuất và cấu hình giai đoạn chuyển tiếp khi đề xuất được duyệt

• Loại đề xuất: đến giai đoạn này sẽ sử dụng loại đề xuất nào?

• Phê duyệt đề xuất sẽ chuyển đến giai đoạn: Nếu đề xuất được duyệt thì nhiệm vụ sẽ chuyển tiếp tới giai đoạn nào trong quy trình?

• Từ chối đề xuất sẽ chuyển đến giai đoạn: Nếu đề xuất bị Từ chối thì nhiệm vụ sẽ được chuyển tiếp tới giai đoạn nào trong quy trình?

Nhập đủ thông tin -> chọn Lưu để lưu lại cấu hình

2. Hướng dẫn cách tạo đề xuất từ một nhiệm vụ

Sau khi đã cấu hình sử dụng đề xuất trong một quy trình, khi nhiệm vụ thực hiện tới giai đoạn cấu hình sử dụng đề xuất, người dùng sẽ thấy nút tạo đề xuất trên nhiệm vụ đó

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Quy trình công việc (Workflow) -> ở phần nhiệm vụ của tôi -> chọn Nhiệm vụ cần tạo đề xuất

Bước 2: Thực hiện tạo đề xuất trong nhiệm vụ

Với việc tạo đề xuất từ một nhiệm vụ sẽ có 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Loại đề xuất sử dụng có các trường thông tin bắt buộc phải điền (là các trường có dấu * màu đỏ)

• Với loại đề xuất có trường thông tin bắt buộc phải điền, phần mềm sẽ không tự động tạo ra đề xuất khi tới giai đoạn đã cấu hình. Trên nhiệm vụ đang thực hiện sẽ có nút +Thêm đề xuất -> thực hiện click +Thêm đề xuất để thực hiện tạo một đề xuất mới

• Nhập các thông tin cho đề xuất và ấn Gửi để thực hiện gửi đề xuất tới người phê duyệt

Trường hợp 2: Loại đề xuất sử dụng Không có các trường thông tin bắt buộc phải điền

• Với loại đề xuất không có trường thông tin bắt buộc phải điền, phần mềm sẽ tự động tạo ra đề xuất khi tới giai đoạn đã cấu hình.

• Đề xuất sinh ra tự động sẽ có các trương thông tin cơ bản: người đề xuất, phòng ban, thời gian đề xuất, các trường thông tin còn lại sẽ để trống người dùng cần vào cập nhật thông tin

• Thực hiện click vào đề xuất đang có trên nhiệm vụ để thực hiện bổ sung thêm thông tin

• Click nút Sửa để thực hiện bổ sung các thông tin còn thiếu. Nhập xong thông tin chọn Lưu thay đổi để thực hiện lưu lại thông tin mới bổ sung

Đề xuất được tạo ra từ một nhiệm vụ sẽ có thông tin các trường tùy chỉnh của giai đoạn trước để người xét duyệt có thể dễ dàng theo dõi và có thông tin để phê duyệt

Với các đề xuất phần mềm đã tự động sinh ra, người dùng cần thực hiện truy cập để chỉnh sửa bổ sung ngay các thông tin còn thiếu. Vì đề xuất tạo ra đã ở trạng thái chờ duyệt và gửi thông báo tới người phê duyệt

3. Phê duyệt đề xuất và chuyển tiếp giai đoạn cho nhiệm vụ

Khi có một đề xuất được gửi, người phê duyệt sẽ nhận được một thông báo gửi đến. Đề xuất được phê duyệt sẽ chuyển tới giai đoạn đã được cấu hình trong quy trình. Giai đoạn chuyển tiếp sẽ phụ thuộc kết quả của đề xuất được duyệt

Bước 1: Thực hiện truy cập thông báo đến để xem đề xuất

Bước 2: Thực hiện phê duyệt đề xuất

Bước 3: Nhiệm vụ được chuyển tiếp dựa theo kết quả của đề xuất được duyệt

(1) Đề xuất bị từ chối nên Nhiệm vụ sẽ chuyển tới Giai đoạn Thất bại như thiết lập trong Quy trình

(2) Đề xuất được duyệt nên Nhiệm vụ được chuyển sang giai đoạn thực hiện tiếp theo như đã thiết lập trong Quy trình