Hướng dẫn tạo các loại đơn từ và các trường hợp áp dụng
FastWork có 8 loại đơn hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm: đi muộn, về sớm, xin nghỉ, phép năm, công tác,… trên phần mềm. FastWork cho phép tạo đơn trên 2 nền tảng Web và Mobile
Các lý do nghỉ, vắng mặt, chế độ có thể điều chỉnh theo quy định của từng doanh nghiệp. Mỗi loại đơn có một ý nghĩa và cách áp dụng khác nhau và thực hiện gửi đơn đúng, phần mềm chấm công Face ID tự động cập nhật công theo các đơn từ đã được duyệt.
Để chọn được từng loại đơn tương ứng thao tác trên Mobile nhân viên cần phải thực hiện ban đầu như sau:
Bước 1: Từ màn hình giao diện chọn 3 gạch ngang
Bước 2: Tại mục Cá nhân → chọn Đơn từ
Bước 3: Chọn (+) để thực hiện chọn loại đơn từ
Bước 4: Chọn loại đơn từ tương ứng
Để chọn được từng loại đơn tương ứng thao tác trên Web nhân viên cần phải thực hiện ban đầu như sau:
Bước 1: Chọn HRM -> chọn Đơn từ chấm công
Bước 2: Tại giao diện Danh sách đơn từ -> chọn Thêm mới -> chọn loại đơn cần gửi
1. Đơn nghỉ phép
Đơn xin nghỉ phép được áp dụng khi nghỉ thời gian từ 0.5 ngày trở lên với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương)
Thao tác chấm công: Khi gửi đơn xin nghỉ nhân viên không cần thao tác chấm công
Tính công: Nhân viên sẽ được tính công hoặc không tính công tùy thuộc vào lý do nhân viên lựa chọn trong đơn
Danh mục lý do nghỉ người quản lý có thể tùy chỉnh theo quy định của mỗi công ty
1.1. Thao tác trên Mobile
Ví dụ: Xin nghỉ nửa ngày, hoặc 1 ngày cụ thể. Có thể gửi đơn trước hoặc sau ngày nghỉ tùy theo quy định công ty ban hành
1.2. Thao tác trên Web
2. Đơn vắng mặt
Đơn vắng mặt được sử dụng khi xin nghỉ một khoảng thời gian nào đó trong 1 ca làm việc, vẫn có hoạt động chấm công (có thể là đến muộn, về sớm, hay đang trong giờ làm xin ra ngoài…) với các lý do nghỉ đã được cấu hình sẵn theo quy định của công ty (có hưởng lương hay không hưởng lương).
Đơn xin vắng mặt có thể gửi trước – duyệt trước hoặc gửi sau – duyệt sau đều được chấp nhận.
Tình huống 1: Nhân viên văn phòng có thời gian làm việc từ 08h00 - 17h00; Sáng 18/10/2023 nhân viên đi công việc bên ngoài cho Công ty; đến 08h30 mới về văn phòng.
Bước 1: Chấm công Vào tại văn phòng khi về đến Văn phòng (08h30)
Bước 2: Thực hiện việc Gửi đơn vắng mặt
Thời gian:
Giờ bắt đầu: 08h00
Giờ kết thúc: 08h30
Lý do: Đi muộn gặp khách hàng
Bước 3: Chọn Gửi đơn/ Lưu và gửi
Tình huống 2: Nhân viên văn phòng có thời gian làm việc từ 08h - 17h00; Chiều 18/10/2023 nhân viên đi về sớm đi công việc cho công ty (Không về Công ty nữa) lúc 16h00.
Bước 1: Chấm công Ra tại văn phòng khi rời khỏi Văn phòng (16h00)
Bước 2: Thực hiện việc Gửi đơn vắng mặt
Thời gian:
Giờ bắt đầu: 16h00
Giờ kết thúc: 17h00
Lý do: Về sớm gặp khách hàng
Bước 3: Chọn Gửi đơn/ Lưu và gửi
2.1. Thao tác trên Mobile
Tình huống 1:
Tình huống 2:
2.2. Thao tác trên Web
Tình huống 1:
Tình huống 2:
3. Đơn tăng ca
Đơn tăng ca dùng để xin làm thêm trọn 1 ca làm việc, ca làm việc này đã có trong danh mục ca làm việc
Ví dụ: Công ty có 3 ca làm việc: ca 1, ca 2, ca hành chính. Nhân viên đi làm ca 1, muốn làm thêm ca 2 sẽ gửi đơn xin tăng ca.
Đơn tăng ca cần được gửi và phê duyệt trước thời gian bắt đầu vào ca làm việc mới có tác dụng
Tình huống: Ngày chủ nhật 22/10/2023 tăng ca áp dụng hệ số 2, trước ngày chủ nhật nhân viên phải làm đơn tăng ca và được cấp quản lý duyệt. Ngày chủ nhật đi làm chấm công 2 lần bình thường theo ca đã đăng ký
3.1. Thao tác trên Mobile
3.2. Thao tác trên Web
4. Đơn làm thêm
Đơn làm thêm dùng để xin làm thêm giờ ngoài ca làm việc chính (trường hợp này các công ty ở ngoài thường sẽ gọi là tăng ca).
Ví dụ: 17h00 hết giờ làm việc, nhưng cần làm thêm 2 tiếng cho kịp tiến độ thì gửi đơn làm thêm -> CHẤM CÔNG RA KHI HẾT GIỜ LÀM THÊM
Đơn làm thêm PHẢI CÓ HOẠT ĐỘNG CHẤM CÔNG, thì việc gửi đơn mới tự động tính thời gian làm thêm
4.1. Thao tác trên Mobile
4.2. Thao tác trên Web
5. Đơn công tác
Đơn công tác áp dụng khi đi công tác ở 1 khu vực khác ở ngoài tỉnh, đi một hoặc nhiều ngày, không cần chấm công vẫn được tính đủ công khi đơn được duyệt
5.1. Thao tác trên Mobile
5.2. Thao tác trên Web
6. Đơn chế độ
Đơn chế độ áp dụng với các trường hợp đặc biệt: đi trễ về sớm hơn so với ca làm việc quy định và vẫn được hưởng đủ công
Ví dụ: Nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được phép đi muộn hoặc về sớm 1 tiếng so với quy định. Nhân viên được chấm công vào muộn hoặc về sớm theo khoảng thời gian đã đăng ký trong đơn được duyệt và ngày công vẫn được tính đủ.
6.1. Thao tác trên Mobile
6.2. Thao tác trên Web
7. Đơn đổi ca
Đơn đổi ca áp dụng trong trường hợp muốn đổi ca làm việc từ ca được phân công thành ca khác. Có thể đổi ca cho chính mình hoặc đổi ca của người khác
Tình huống 1: Ca được phân là ca 08h00 đến 17h00, nhưng muốn đổi ca 20h00 đến 22h00
Tình huống 2: Ca được phân là ca chiều, nhưng muốn làm ca của người khác.
Đơn đổi ca chỉ áp dụng lấy ca khác để đổi với ca của mình, nhưng không đổi ngược lại.
Đơn đổi ca cần thực hiện gửi trước khi Làm ca mới.
Trường hợp Nhân viên gửi trước, quản lý duyệt sau → cảnh báo cho Người duyệt biết.
Nhân viên gửi sau ngày xin đổi ca → Không cho gửi
7.1. Thao tác trên Mobile
Tình huống 1:
Tình huống 2:
7.2. Thao tác trên Web
Tình huống 1:
Tình huống 2:
8. Đơn giải trình chấm công
Đơn giải trình chấm công áp dụng cho các tình huống quên chấm công vào hoặc quên chấm công ra hoặc giờ nghỉ trưa quên chốt, cả ngày quên chấm công
Tình huống 1: Cuối ngày làm việc quên chấm công ra
Tình huống 2: Không có hoạt động chấm công trong ngày (ca làm việc có khung thời gian trong 1 ngày)
Tình huống 3: Không có hoạt động chấm công trong ngày (ca làm việc bắt đầu từ đêm ngày hôm trước và kết thúc vào sáng ngày hôm sau)
Tình huống 4: Quên chấm chốt ca trong thời gian nghỉ trưa
(Ca làm việc từ 8h-17h, nghỉ trưa 12h00 → 13h00. Công ty quy định ngày chấm công 4 lần.
Nhân viên chỉ chấm công 2 lần/ngày: chấm công vào buổi sáng, nghỉ trưa quên chấm công. Cuối ngày làm việc thực hiện chấm công ra
→ Phần mềm ghi nhận công làm việc trong ngày là 0QC )
Last updated
