Cách thiết lập danh mục các ca làm việc

Đường dẫn:
Thời gian đọc ước tính: 3 phút

1, Vì sao cần tạo ca làm việc?

Ca làm việc sẽ giúp bạn quy định được thời gian làm việc cho nhân viên: 

  • Thời gian bắt đầu
  • Thời gian kết thúc
  • Thời gian nghỉ giữa ca
  • Số công tương ứng với ca làm việc đó
  • Số giờ làm việc thực tế trong một ca

Ngoài ra, khi thêm mới 1 ca làm việc bạn có thể quy định được ca làm việc đó giành riêng cho bộ phận, nhân viên nào 

2, Cách thiết lập .

Bước 1: Từ menu HRM chọn –> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Hoặc:

Bước 2: Từ giao diện chọn Danh mục –> ở phần Chấm công –> Chọn Ca làm việc  –> chọn Thêm mới

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào bảng Thêm mới ca làm việc

  • Bắt đầu: Thời gian bắt đầu ca làm việc
  • Kết thúc: Thời gian kết thúc ca làm việc
  • Qua ngày: Thời gian làm việc của ca có kéo dài sang ngày hôm sau hay không (Qua đêm)
    • Ví dụ: Ca làm việc từ 22h hôm nay tới 4h sáng hôm sau thì phần Qua ngày sẽ chọn “Có”.
    • Nếu ca làm việc từ 8h sáng tới 17h chiều, phần Qua ngày này bạn cần chọn là “Không” =>> tổng số giờ làm việc là 9h
    • Nếu ca làm việc từ 8h sáng tới 17h chiều, bạn chọn Qua ngày là “CÓ” phần mềm sẽ hiểu thời gian làm việc là từ 8h hôm nay tới 17h ngày hôm sau =>> tổng số giờ làm việc là 33 tiếng
  • Giờ nghỉ: Thời gian nghỉ giữa ca từ giờ nào tới giờ nào
  • Thời gian nghỉ: Tổng số phút được nghỉ trong ca làm việc
  • Tổng giờ: Tổng thời gian làm việc thực tế của ca làm việc (Phần mềm tự tính ra dựa vào thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời gian nghỉ)
  • Số công: Nhập số công tương ứng với ca làm việc
  • Bắt buộc chốt giữa ca: Có yêu cầu nhân viên phải chấm công Ra/vào với khoảng thời gian nghỉ hay không. Nếu bắt buộc tức là nhân viên cần chấm công 4 lần/ngày
  • Thời gian tối đa bắt đầu ca (Thời gian cho phép chấm công vào bắt đầu ca làm việc trên di động): Khi cấu hình thời gian tối đa bắt đầu ca thì phải sau thời gian này thì mới thực hiện chấm công vào để bắt đầu ca làm việc được. Chấm trước không được
    • Ví dụ: Ca làm từ 8h-17h; muốn nhân viên chỉ được chấm trước 15p thì sẽ để là 7h45
  • Thời gian tối đa chốt giữa ca: Là thời gian tối đa được phép chấm công ra của khung giờ làm việc đầu tiên (đối với trường hợp chia ra 2 ca làm việc trong ngày và có bắt chốt giữa ca). Sau thời gian này thì sẽ vẫn chấm công ra được nhưng công của khung thời gian đầu sẽ không được ghi nhận.
    • Ví dụ: Thời gian nghỉ từ 12h-13h; Cài đặt thời gian tối đa chốt giữa ca là 12h30, thì nếu chốt sau thời gian này thì sẽ bị mất công của buổi sáng
  • Thời gian đi muộn tối đa(phút):
    • Ví dụ: Ca làm việc 8h-17h; quy định ở đây là 15p, thì nếu 8h16p mới đến chấm công sẽ bị mất công ngày hôm đó
  • Bộ phận sử dụng (sử dụng khi chấm công chọn ca): Quy định bộ phận nào sẽ được phép sử dụng ca làm việc này khi thực hiện chọn ca để chấm công. Khi chọn bộ phận thì chỉ có những nhân viên trong bộ phận đó mới thấy được ca làm việc này
  •  Người sử dụng (sử dụng khi chấm công chọn ca): Quy định nhân viên nào sẽ được phép sử dụng ca làm việc này khi thực hiện chọn ca để chấm công. Gán người sử dụng thì mặc định chỉ có các nhân viên đó mới thấy được ca làm việc này.
  • Cho phép chấm công qua ngày: Có cho phép nhân viên sang ngày hôm sau mới phải chấm công ra hay không. 
    • Khi cho phép chấm công qua ngày: Trường hợp nhân viên quên chấm công ra ngày hôm nay, sang ngày hôm sau nhân viên mới chấm công ra =>> phần mềm sẽ vẫn tính được công cho nhân viên, không bị mất công, không cần gửi đơn giải trình chấm công để điều chỉnh lại số công làm việc.
    • Khi Không cho phép chấm công qua ngày: Nhân viên Quên chấm công ra ngày hôm nay, sang ngày hôm sau nhân viên mới chấm công ra =>> số công làm việc ngày hôm đó = 0, để tính lại công nhân viên cần gửi Đơn giải trình chấm công
  • Tự chấm công (Ca không cần chấm công và sẽ tự động tính đủ công và thời gian làm việc): Đối với 1 số tổ chức ca này được áp dụng cho Quản lý/Giám đốc,vẫn ghi nhận công để tính bên bảng lương của FastWork
  • Không tính đi muộn về sớm (Chỉ cần thực hiện chấm công vào ra, chốt (nếu ca bắt chốt) sẽ được tính đủ công)

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập danh mục ca làm việc từ file excel 

Bước 1: Từ menu HRM chọn –> chọn Quản trị phân hệ HRM+

Hoặc:

Bước 2: Từ giao diện chọn Danh mục –> ở phần Chấm công –> Chọn Ca làm việc  

Từ giao diện danh mục ca làm việc –>  Chọn Tiện ích –> Chọn nút nhập dữ liệu 

 Tải File mẫu điền các trường thông tin đầy đủ theo file mẫu để đúng định dạng phần mềm quy định

Nhập thông tin vào file mẫu

Sau đó chọn file vừa điền đầy đủ –> bắt đầu tải file lên –> chọn nút nhập dữ liệu 

Bài viết này hữu ích không?
Không thích 0
Lượt xem: 64

Cùng Topics

Bài trước: Cách xuất dữ liệu danh mục ca làm việc ra file excel
Bài tiếp: Cách cài đặt cấu hình chung để quản lý bảng công của nhân viên