Cách thiết lập cho một quy trình công việc (workflow) trên web

Đường dẫn:
Thời gian đọc ước tính: 8 phút

Sau khi thực hiện thêm mới một quy trình làm việc workflow, để vận hành được bạn cần thực hiện thiết lập cho quy trình đó. Để thiết lập một quy trình công việc WorkFlow trên web, thao tác như sau:

  • Tạo mới một quy trình làm việc workflow
  • Cấu hình các giai đoạn trong quy trình: thông tin, công việc mẫu
  • Cấu hình các trường thông tin tùy chỉnh theo từng giai đoạn
  • Cấu hình chuyển tiếp giai đoạn theo điều kiện (nếu có)
  • Cấu hình tính năng tự động hóa (nếu có)
  • Cấu hình chuyển tiếp quy trình (nếu có)
  • Phân quyền chức năng với từng nhóm người trong quy trình

Bước 0Tạo mới một quy trình làm việc workflow

Từ menu WORK –> chọn Quy trình công việc (workflow)

Chọn Dashboard –>sau đó lựa chọn +Quy trình

Nhập các trường thông tin cho Quy trình mới và Lưu lại

  • Tên quy trình: Đặt tên quy trình theo quy định
  • Nhóm quy trình: chọn nhóm quy trình đã có hoặc nhập thêm 1 nhóm quy trình mới trực tiếp tại đây
  • Quản trị: Chọn quản trị cho quy trình, là người thiết lập quy trình có quyền trên tất cả các nhiệm vụ của quy trình
  • Thành viên: Thành viên tham gia thực hiện các nhiệm vụ, có quyền trên tất cả các nhiệm vụ mà mình thực hiện
  • Người theo dõi: Người không tham gia thực hiện nhiệm vụ, chỉ xem được các nhiệm vụ trên quy trình
  • Người nhận thông báo: Người không tham gia vào các nhiệm vụ, chỉ nhận các thông báo liên quan tới quy trình công việc này
  • Mô tả: Mô tả chi tiết về quy trình
  • Quá hạn giai đoạn xác định theo:  Lựa chọn cách tính quá hạn cho nhiệm vụ:

Từ khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ: thời hạn xử lý nhiệm vụ trong giai đoạn được tính từ khi nhiệm vụ được bắt đầu (nhiệm vụ vào giai đoạn đầu tiên) đến hết thời gian được cấu hình ở giai đoạn đó

Từ khi bắt đầu thực hiện giai đoạn: thời hạn xử lý nhiệm vụ trong giai đoạn được tính từ khi nhiệm vụ vào giai đoạn đến hết thời gian được cấu hình ở giai đoạn đó

  • Mô hình chuyển giai đoạn: Lựa chọn mô hình chuyển giai đoạn trong quy trình

Pipeline: nhiệm vụ được chuyển tiếp đến giai đoạn một cách tuần tự và chuyển về trước theo cấu hình của giai đoạn hiện tại

Workflow: nhiệm vụ được chuyển đến giai đoạn nào đó theo điều kiện đã được thiết lập. Trường hợp nếu không thiết lập chuyển tiếp giai đoạn thì chuyển tiếp tuần tự ngay giai đoạn tiếp theo, chuyển về giai đoạn mà nhiệm vụ chuyển tới giai đoạn hiện tại

  • Lý do thất bại: Cấu hình các lý do thất bại của nhiệm vụ trong 1 quy trình
  • Chủ sở hữu: 
  • Chế độ hiển thị: nội bộ hay riêng tư
  • Cho phép chọn người thực hiện các giai đoạn khi tạo nhiệm vụ: Nếu tích chọn ô này, khi mới tạo nhiệm vụ mới, người tạo nhiệm vụ có thể lựa chọn được ngay người thực hiện từng giai đoạn theo ý mình mà không tuân theo đúng cấu hình của quy trình đã có

Bước 1: Cấu hình các giai đoạn của quy trình

Từ menu WORK –> chọn Quy trình công việc (workflow)

Chọn Quy trình công việc cần thiết lập

Chọn Dashboard 

Ở giao diện Dashboard –> chọn dấu 3 chấm –> Chọn Thiết lập

Bạn có thể chỉnh sửa thông tin quy trình ở tab Thông tin

Chọn sang tab Giai đoạn sau đó –> chọn +Giai đoạn để thêm mới

Nhập các trường thông tin cho Giai đoạn và Lưu lại

  • Tên giai đoạn: đặt tên các giai đoạn theo quy định
  • Thời gian thực hiện: Thời gian quy định cho phép thực hiện nhiệm vụ ở giai đoạn này
  • Tính hạn hoàn thành theo cấu hình: Nếu không lựa chọn tính năng này, phần mềm sẽ mặc định thời gian làm việc trong 1 ngày là 24h. Nếu bạn muốn cấu hình theo đúng thời gian làm việc của công ty cần thực hiện tích chọn tính năng này và lựa chọn khung giờ đã cài đặt trước đó để áp dụng cho quy trình WorkFlow
  • Nhắc nhở trước hạn hoàn thành (Giờ): Khi thực hiện lựa chọn tính hạn hoàn thành theo cấu hình, phần mềm sẽ hiển thị thêm cấu hình nhắc nhở trước hạn hoàn thành. Bạn có thể cấu hình thời gian nhắc nhở để phần mềm gửi thông báo nhắc nhở cho những người liên quan.
  • Quản trị giai đoạn: Giao người thực hiện, có quyền trên tất cả nhiệm vụ của giai đoạn (khi nhiệm vụ đã qua giai đoạn có được xem nhiệm vụ)
  • Người thực hiện: là các nhân viên thực hiện nhiệm vụ khi nhiệm vụ đến giai đoạn, chỉ có quyền trên các nhiệm vụ mình xử lý
  • Điều kiện chuyển sang giai đoạn khác: Lựa chọn điều kiện chuyển tiếp nhiệm vụ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác
  • Chiến lược giao nhiệm vụ ở giai đoạn: Lựa chọn chiến lược giao nhiệm vụ khi có 1 nhiệm vụ được chuyển tới giai đoạn này
  • Mô tả: Mô tả chi tiết về giai đoạn 
  • Danh sách công việc: Định nghĩa sẵn các công việc nhân viên cần thực hiện ở giai đoạn này. Khi nhiệm vụ đến giai đoạn thì sẽ tạo ra công việc. Có thể gán luôn người thực hiện cho công việc. Tuy nhiên, mỗi công việc chỉ được phép gán cho một nhân viên thực hiện

Bước 2: Cấu hình các trường thông tin tùy chỉnh theo từng giai đoạn

  • Thiết lập các trường thông tin của nhiệm vụ trong quy trình
  • Có thể gắn các trường thông tin với từng giai đoạn trong quy trình: Khi chuyển nhiệm vụ sang giai đoạn mới sẽ cho phép người dùng nhập các trường thông tin ở giai đoạn hiện tại.
  • Cung cấp các kiểu dữ liệu của trường thông tin tùy chỉnh: kiểu chữ, kiểu số, kiểu logic, kiểu tùy chọn, kiểu người dùng, liên kết với Khách hàng, đề xuất trên hệ thống,..

Để tạo trường tùy chỉnh cho chính giai đoạn vừa tạo –> Ở giao diện giai đoạn vừa tạo –> chọn sang tab Trường tùy chỉnh –> chọn +Trường tùy chỉnh

Nếu bạn muốn thêm trường tùy chỉnh khi thực hiện khởi tạo nhiệm vụ hay trường tùy chỉnh cho một giai đoạn bất kỳ –> Chọn tab Trường tùy chỉnh ở menu phía trên

Nhập các thông tin cho trường tùy chỉnh và Lưu lại

  • Tên trường dữ liệu: Đặt tên trường tùy chỉnh
  • Kiểu dữ liệu: Lựa chọn kiểu trường dữ liệu sẽ nhập (kiểu số, kiểu chữ, kiểu chọn một, kiểu chọn nhiều, kiểu logic, kiểu ngày tháng,…)
  • Phương pháp lấy danh sách tùy chọn: Sẽ xuất hiện với các kiểu dữ liệu như Kiểu chọn một, kiểu chọn nhiều, kiểu đính kèm mặc định:
  1. Danh sách giá trị: Nhập danh sách các giá trị sẽ hiển thị để người thực hiện lựa chọn (Giá trị và Tiêu đề)
  2. Bảng liên kết: chọn liên kết tới tính năng nào khác trên phần mềm FastWork
  3. File đính kèm: (Trong kiểu đính kèm mặc định) lựa chọn một file đính kèm mẫu mặc định cho trường thông tin này
  • Mô tả: Mô tả chi tiết giải thích cho trường tùy chỉnh
  • Trường bắt buộc: Đây có phải là trường thông tin bắt buộc nhập hay không.
  • Thuộc giai đoạn: Lựa chọn trường tùy chỉnh này thuộc giai đoạn nào
  • Vị trí ở sau trường tùy chỉnh: Sắp xếp vị trí các trường tùy chỉnh
  • Là trường tìm kiếm: Tích chọn ô này sẽ xuất hiện ô tìm kiếm thông tin để thực hiện tìm thông tin gắn vào trường tùy chỉnh. Nên áp dụng với các trường thông tin sẽ liên kết với dữ liệu trên phần mềm như Khách hàng, đề xuất, cơ hội bán hàng, văn bản đi đến
  • Là trường dùng làm báo cáo: Trong quy trình công việc workflow có một tính năng “Báo cáo”. Check vào ô Là trường dùng làm báo cáo nếu bạn muốn sử dụng trường thông tin này để làm báo cáo

Bước 3: Cấu hình chuyển tiếp giai đoạn trong quy trình (nếu có)

Lưu ý: Cấu hình này chỉ xuất hiện khi quy trình công việc của bạn đang cấu hình mô hình chuyển giai đoạn theo Workflow

Với quy trình công việc Workflow nếu bạn không cấu hình điều kiện chuyển tiếp, một nhiệm vụ sẽ chạy tuần tự từ giai đoạn trước tới giai đoạn sau.

Nếu bạn muốn cấu hình để nhiệm vụ chuyển bước theo một điều kiện nào đó, có thể thực hiện cấu hình chuyển tiếp giai đoạn.

Chọn vào giai đoạn cần cấu hình điều kiện chuyển –> chọn sang tab Chuyển giai đoạn

Để cấu hình một điều kiện chuyển –> Chọn nút +Thêm để nhập tên Tác vụ và Lưu lại

Chọn tác vụ vừa tạo –> Chọn Thêm điều kiện để lựa chọn điều kiện chuyển tiếp

Chọn trường thông tin cần lấy dữ liệu để làm điều kiện chuyển –> chọn Giá trị tương ứng và chọn Lưu lại

Lưu ý: Để sử dụng làm điều kiện chuyển giai đoạn, trường thông tin sử dụng phải là các trường thông tin bắt buộc nhập

Bạn có thể cấu hình kết hợp nhiều điều kiện với nhau, để thêm 1 điều kiện nữa thực hiện chọn tiếp +Thêm điều kiện để lựa chọn bổ sung thông tin

Sau khi chọn xong điều kiện chuyển –> Thực hiện chọn giai đoạn sẽ chuyển đến tương ứng và chọn Lưu lại

Bước 4: Cấu hình tính năng Tự động hóa (nếu có)

FastWork hỗ trợ tính năng tự động hóa. Bạn có thể thực hiện cấu hình tự động với thông tin điều kiện nào thì sẽ tương ứng với tác vụ gì

Ở giai đoạn cần cấu hình tự động hóa –> Chọn sang tab Tự động hóa

Chọn +Thêm và nhập tên Tác vụ mới để lưu lại

Ở tác vụ vừa tạo –> chọn +Thêm điều kiện để lựa chọn điều kiện tự động hóa

Chọn trường thông tin và kết quả tương ứng với tác vụ vừa tạo sau đó chọn Lưu

Tương tự như cấu hình điều kiện chuyển giai đoạn: các trường thông tin sử dụng phải là các trường bắt buộc nhập

Trong 1 tác vụ có thể kết hợp nhiều điều kiện, để thêm điều kiện bạn thực hiện chọn tiếp điều kiện thứ 2

Sau khi chọn xong điều kiện –> chọn tác vụ tự động hóa tương ứng –> Chọn dấu +

Ví dụ: Tự động gán người thực hiện là Trần Duy Hùng nếu nhiệm vụ triển khai là tính năng Đăng ký sử dụng tài nguyên (Booking)

Sau khi chọn xong Tác vụ tự động hóa chọn Lưu để lưu lại thông tin

Bước 5: Cấu hình chuyển tiếp quy trình (nếu có)

Với quy trình công việc WorkFlow, bạn có thể cấu hình được sự chuyển tiếp từ quy trình công việc này sang quy trình công việc kia

Từ giao diện cấu hình của 1 quy trình chọn sang tab Chuyển tiếp quy trình 

Thực hiện lựa chọn Quy trình sẽ chuyển tiếp nhiệm vụ tới. Quy trình chuyển tiếp tới phải là một quy trình đã có trên hệ thống

  • Quy trình chuyển tiếp: Lựa chọn quy trình sẽ chuyển tiếp đến
  • Giai đoạn cho phép chuyển tiếp: Lựa chọn giai đoạn cho phép chuyển tiếp. Khi nhiệm vụ tới giai đoạn này sẽ thực hiện chuyển tiếp sang quy trình mới
  • Tự động chuyển tiếp: Cho phép tự động hay không tự động chuyển tiếp. 

Nếu để tự động: Khi nhiệm vụ tới giai đoạn chuyển tiếp sẽ tự động có nhiệm vụ mới được sinh ra trên quy trình chuyển tiếp

Nếu cấu hình không tự động: Người thực hiện cần ấn nút Chuyển tiếp quy trình trên nhiệm vụ đang có để chuyển tiếp sang quy trình mới

  • Chiến lược giao nhiệm vụ mới: Lựa chọn chiến lược giao nhiệm vụ khi chuyển sang quy trình mới
  • Gán người theo dõi cho nhiệm vụ mới: Có muốn gán người theo dõi vào nhiệm vụ mới sẽ sinh ra hay không? Lựa chọn cách gán người theo dõi tương ứng
  • Chuyển trao đổi, đính kèm cho nhiệm vụ mới: Bạn có muốn chuyển toàn bộ các nội dung đã trao đổi, đã đính kèm ở mục đính kèm trong nhiệm vụ này sang nhiệm vụ mới để những người sau nắm được thông tin hay không? Cần lựa chọn chuyển thông tin nào thực hiện check vào ô tương ứng
  • Điều kiện: lựa chọn điều kiện để chuyển giai đoạn. Điều kiện này sẽ được phép lựa chọn từ các Trường tùy chỉnh bắt buộc đã có ở các giai đoạn trước đó và giai đoạn hiện tại.
  • Ánh xạ trường thông tin sang nhiệm vụ mới: Lựa chọn trường thông tin từ quy trình nguồn (quy trình hiện tại) tương ứng với quy trình đích (quy trình mới)
  • Tác vụ khi nhiệm vụ mới thành công hay thất bại: 

Khi nhiệm vụ mới ở quy trình đích thành công hoặc thất bại, bạn có muốn chuyển tiếp giai đoạn cho nhiệm vụ ở quy trình nguồn hay không? 

Khi chuyển tiếp cho nhiệm vụ ở quy trình nguồn có muốn ánh xạ thông tin nào từ nhiệm vụ mới vừa thành công/thất bại về nhiệm vụ ban đầu hay không?

Sau khi điền đầy đủ thông tin chọn Lưu để lưu lại cấu hình chuyển tiếp quy trình

Bước 6: Phân quyền chức năng với từng nhóm người trong quy trình

Tại giao diện thiết lập của 1 quy trình –> chọn sang tab Phân quyền

Lựa chọn các quyền chức năng tương ứng với từng nhóm người và Lưu lại

Bài viết này hữu ích không?
Không thích 0
Lượt xem: 175

Cùng Topics

Bài trước: Cách chỉnh sửa/xóa trường tùy chỉnh trong quy trình công việc (workflow)
Bài tiếp: Cách thêm mới một giai đoạn vào trong quy trình