Hướng dẫn thêm mới công việc

Để thêm mới công việc FastWork hỗ trợ thực hiện thao tác trên nền tảng Web và Mobile:

1. Thao tác trên Web

1.1. Thêm chi tiết công việc trên Web

Bước 1: Chọn WORK → chọn Danh sách công việc(Task)

Giao diện chức năng Danh sách công việc (Task)

Bước 2: Thực hiện thêm công việc bằng cách Thêm nhanh hoặc Thêm công việc

• Chọn Thêm nhanh để lập nhanh đầu mục các công việc cần phải làm

  • Nhập tên công việc, chọn loại công việc → bấm Thêm hoặc enter để thêm mới công việc

Giao diện chức năng Thêm nhanh

Tính năng thêm nhanh giúp người dùng tạo nhanh một công việc chưa cần gán người thực hiện, thời gian thực hiện

Sau khi thêm nhanh công việc có thể click vào chi tiết công việc để bổ sung các thông tin hoặc thêm người thực hiện và thời gian

Giao diện thêm người thực hiện và thời gian

• Chọn Thêm công việc để tạo công việc một cách chi tiết

Giao diện chọn chức năng thêm công việc

• Tại tính năng này anh/ chị có thể giao việc, thực hiện cập nhật các thông tin cơ bản cho 1 công việc và đưa công việc vào dự án hoặc nhóm làm việc

• Thông tin chi tiết thêm mới công việc gồm có:

  • Công việc mẫu: Chọn công việc mẫu đã tạo trước đó

  • Tiêu đề: Đặt tên cho công việc

  • Điểm: Nhập số điểm tương ứng cho công việc

  • Ngày bắt đầu/Ngày kết thúc: Thời gian thực hiện công việc

  • Mô tả: Mô tả chi tiết cho công việc

  • Người thực hiện: Người chịu trách nhiệm thực hiện công việc

  • Mỗi người tạo một công việc: Nếu công việc có nhiều người thực hiện nhưng anh/ chị muốn khi công việc tạo ra sẽ tách riêng mỗi người một công việc, không ai liên quan tới ai thì thực hiện tích vào ô này

  • Người theo dõi: Người có trách nhiệm theo dõi tiến độ công việc

  • Dự án/Quy trình: Công việc có thuộc dự án hay quy trình nào thì thêm vào

  • Khách hàng: Thêm khách hàng vào công việc

  • Công việc hiện trường: Đây có phải loại công việc hiện trường hay không? Nếu là công việc hiện trường thực hiện tích vào ô này, sẽ hiển thị thêm các thông tin cấu hình liên quan tới công việc hiện trường (tại đây)

  • Biểu mẫu ghi nhận thông tin: Gán biểu mẫu động sử dụng để báo cáo công việc

  • Đính kèm: Lựa chọn file tài liệu đính kèm hoặc liên kết đính kèm vào công việc

  • Nhắc nhở thực hiện: Công việc có cài đặt lịch nhắc nhở hay không? Nếu chọn có nhắc nhở sẽ có thêm các trường thông tin nhắc nhở để cấu hình

  • Cần đánh giá: Công việc này có cần đánh giá hay không? Với các công việc cần đánh giá, khi cần đánh giá, nhân viên hoàn thành công việc sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ đánh giá" và sau khi người đánh giá công việc xác nhận kết quả thì công việc này mới có thể chuyển trạng thái "Hoàn thành"

  • Chế độ: Chế độ của mỗi công việc (Công khai/Nội bộ hay riêng tư)

    Chế độ Công khai: Tất cả mọi người trong công ty có thể nhìn thấy công việc

    Chế độ Nội bộ: Những người liên quan trong công việc và các cấp quản lý sẽ nhìn thấy công việc này

    Chế độ Riêng tư: Chỉ những người liên quan tới công việc và tài khoản Quản trị tổ chức mới thấy được công việc này

  • Quan trọng: Công việc này có phải là một công việc quan trọng hay không

Giao diện thêm công việc mới

Bước 3: Nhập xong các thông tin cần thiết lựa chọn các button để:

• Lưu và đóng: Lưu lại công việc và quay lại giao diện danh sách công việc

• Lưu và thêm tiếp: Lưu lại công việc và mở ra giao diện thêm công việc mới để nhập thông tin

• Lưu và mở chi tiết: Lưu lại công việc và mở chi tiết thông tin công việc đã thêm mới

1.2. Thêm công việc bằng file excel

Cách thêm công việc bằng file excel sẽ hỗ trợ người dùng thêm nhanh nhiều công việc lên hệ thống cùng lúc. Từ kế hoạch công việc đã có, thực hiện chuẩn hóa lại theo file mẫu phần mềm quy định để thực hiện nhập liệu lên phần mềm

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng Danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Tiện ích (góc bên phải màn hình) -> chọn Thêm công việc từ excel

Giao diện chọn Thêm công việc từ Excel

Bước 3: Thực hiện tải File mẫu (1) sau đó nhập dữ liệu các trường thông tin theo file mẫu phần mềm đã quy định:

Sau khi tải file và nhập liệu xong thực hiện Chọn file (2) đã chuẩn hóa

Chọn Bắt đầu tải file (3) để load dữ liệu

Dữ liệu load đủ 100% sẽ xuất hiện nút Nhập dữ liệu (4) → Thực hiện ấn nút để hoàn thành việc nhập dữ liệu

Giao diện nhập công việc từ Excel

Một số lưu ý khi nhập dữ liệu vào file excel:

• Trường Tên công việc là trường thông tin bắt buộc phải nhập, các trường khác có thể không cần có thông tin

• Trường Người thực hiện/Người theo dõi: Nhập thông tin mã đăng nhập tài khoản nhân viên sẽ thực hiện/theo dõi công việc (không nhập tên nhân viên). Ví dụ: Nguyễn Văn A có mã NV1@FW là người thực hiện công việc → thực hiện nhập mã NV1@FW trong thông tin người thực hiện. Nếu có nhiều người thực hiện/theo dõi sẽ được phân cách nhau bằng dầu chấm phẩy (;)

Giao diện nhập dữ liệu file mẫu công việc

1.3. Thêm công việc từ liên hệ

Để thực hiện tạo mới một công việc ở module Liên hệ, thực hiện như sau:

Bước 1: Từ CRM -> chọn Liên hệ -> chọn Liên hệ cần thêm công việc

Giao diện danh sách liên hệ

Bước 2: Chọn tab Công việc (1), hiển thị ra nhật ký. Để Thêm mới công việc người dùng sẽ bấm vào Thêm nhanh hoặc Thêm công việc để thêm chi tiết (2)

Giao diện chi tiết liên hệ

Bước 3: Nhập thông tin công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện,...-> bấm Lưu để thêm mới công việc thành công

Giao diện thêm công việc mới

2. Thao tác trên Mobile

Bước 1: Từ giao diện trang chủ chọn menu Công việc

Bước 2: Chọn dấu (+) bên góc phải màn hình

Bước 3: Chọn loại công việc, đặt tên công việc, nhập nội dung, chọn ngày bắt đầu kết thúc công việc, người thực hiện, người theo dõi công việc, khách hàng,... => Lưu lại để hoàn tất