Hướng dẫn tạo công việc lặp lại

Với những công việc phải thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,.. Anh/có thể sử dụng tính năng tạo công việc Lặp lại trên phần mềm FastWork. Để tạo công việc lặp lại thực hiện như sau:

1. Hướng dẫn tạo một công việc lặp lại

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Công việc lặp lại -> chọn Thêm công việc

Giao diện danh sách công việc lặp lại

Bước 3: Nhập thông tin cho công việc:

• Công việc mẫu: chọn loại công việc mẫu đã có (nếu cần)

• Tiêu đề: Tên công việc

• Điểm công việc: Số điểm quy định cho loại công việc này

• Lặp lại: Chọn chu kỳ lặp với công việc lặp lại (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, ngày cuối cùng của tháng, hàng năm hay sau hoàn thành)

• Thời gian bắt đầu: Thời gian bắt đầu thực hiện công việc

• Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu của chu kỳ lặp lại

• Deadline: Tổng thời gian để thực hiện công việc

• Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của chu kỳ lặp lại

• Ngày sinh công việc: Số ngày công việc được sinh ra trước thời điểm bắt đầu thực hiện

• Mô tả: Mô tả chi tiết thêm về công việc

• Người thực hiện: Người được giao thực hiện công việc. Nếu công việc lặp lại cần đưa vào 1 dự án thì anh/chị nên chọn trường Dự án/Quy trình trước . Việc chọn Dự án/Quy trình trước sẽ giúp phần mềm lấy ra được thông tin những thành viên thuộc Dự án/Quy trình đã chọn.

• Mỗi người một công việc: Nếu có nhiều người thực hiện và muốn tạo riêng mỗi người một công việc thực hiện tích vào ô này. Ví dụ anh/chị cần tạo 1 công việc lặp lại giao cho 3 người thực hiện nhưng mỗi người sẽ có 1 công việc riêng để báo cáo, không báo cáo chung --> Vậy sẽ gán 3 người vào ô Người thực hiện và tích chọn vào ô "Mỗi người một công việc". Lúc đó bằng 1 thao tác tạo công việc lặp lại cho 3 người nhưng phần mềm sẽ tự sinh ra 3 công việc độc lập định kỳ giao cho người thực hiện

• Người theo dõi: Người có trách nhiệm theo dõi tiến độ công việc

• Dự án/Quy trình: Công việc có thuộc dự án hay quy trình nào thì thêm vào

• Khách hàng: Thêm khách hàng vào công việc

• Công việc hiện trường: Đây có phải là loại công việc hiện trường hay không? Nếu là công việc hiện trường thực hiện check ô này, sẽ hiển thị thêm các thông tin cấu hình liên quan tới công việc hiện trường

• Biểu mẫu ghi nhận thông tin: Gán biểu mẫu động sử dụng để báo cáo công việc

• Đính kèm: Lựa chọn file tài liệu đính kèm hoặc liên kết đính kèm vào công việc

• Nhắc nhở thực hiện: Công việc có cài đặt lịch nhắc nhở hay không? Nếu chọn có nhắc nhở sẽ có thêm các trường thông tin nhắc nhở để cấu hình

• Cần đánh giá: Công việc này có cần đánh giá hay không? Với các công việc cần đánh giá, khi cần đánh giá, nhân viên hoàn thành công việc sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ đánh giá" và sau khi người đánh giá công việc xác nhận kết quả thì công việc này mới có thể chuyển trạng thái "Hoàn thành"

• Chế độ: Chế độ của mỗi công việc (Công khai/Nội bộ hay riêng tư)

  • Chế độ Công khai: Tất cả mọi người trong công ty có thể nhìn thấy công việc

  • Chế độ Nội bộ: Những người liên quan trong công việc và các cấp quản lý sẽ nhìn thấy công việc này

  • Chế độ Riêng tư: Chỉ những người liên quan tới công việc và tài khoản Quản trị tổ chức mới thấy được công việc này

• Quan trọng: Công việc này có phải là một công việc quan trọng hay không

• Trạng thái: Kích hoạt hay không kích hoạt

Nhập đủ thông tin chọn Thêm công việc để lưu lại

Lưu ý:

• Khi Thêm mới 1 công việc lặp lại: Phần mềm cho phép tạo được các công việc trong quá khứ. Phần mềm sẽ xét theo "Thời gian bắt đầu", "Ngày bắt đầu" và "Ngày sinh công việc" và chu kỳ "Lặp lại" để sinh ra công việc tương ứng trong khoảng thời gian lặp lại.

• Khi chỉnh sửa/cập nhật một công việc lặp lại: Công việc lặp lại sẽ không sinh cho ngày quá khứ đã qua, chỉ sinh được cho các ngày ở tương lai, thời gian phần mềm sinh ra công việc sẽ dựa vào trường thông tin "Thời gian bắt đầu", "Ngày bắt đầu" và "Ngày sinh công việc", chu kỳ "Lặp lại" và Thời gian cập nhật lại công việc

Ví dụ: Nếu anh/chị vào chỉnh sửa/cập nhật lại một việc lặp lại :

• Ngày bắt đầu: 1/1/2026 đến 31/12/2026.

• Thời gian bắt đầu: 8h

• Ngày sinh công việc: 1 ngày

Anh/chị đang chỉnh sửa công việc lặp lại vào 9h sáng thứ 6 ⇒ thì công việc lặp lại của thứ 7 đó sẽ k thể sinh ra được vì đã quá thời gian phần mềm tự sinh, công việc lặp lại sẽ sinh ra vào 8h thứ 6 của các tuần tiếp theo trong năm.

⇒ Vậy nên khi thực hiện điều chỉnh/cập nhật thông tin của 1 công việc lặp lại anh/chị cần lưu ý về các mốc thời gian để đảm bảo phần mềm có thể sinh công việc đúng theo cấu hình đã thiết lập.

Giao diện thêm công việc lặp lại

2. Hướng dẫn tạo công việc lặp lại bằng file Excel

Nếu anh/chị đã có một kế hoạch làm việc quản lý trên file excel, phần mềm hỗ trợ anh/chị tính năng thêm nhanh nhiều công việc lặp lại bằng cách nhập dữ liệu từ file excel

Bước 1: Từ menu WORK -> chọn Danh sách công việc (Task)

Giao diện chức năng danh sách công việc (Task)

Bước 2: Chọn Công việc lặp lại để chuyển tới giao diện quản lý công việc lặp lại

Giao diện danh sách công việc lặp lại

Bước 3: Chọn Tiện ích -> chọn Nhập công việc từ excel

Giao diện danh sách công việc lặp lại

Bước 4: Hiển thị giao diện anh/chị thực hiện như sau:

• Thực hiện tải file mẫu để nhập các trường thông tin theo đúng định dạng phần mềm quy định:

Giao diện thêm công việc lặp lại từ Excel

Điền thông tin vào file mẫu theo các trường quy định:

• Tên công việc: (Trường thông tin quan trọng nhất) Nhập tên công việc

• Người thực hiện: Nhập thông tin tài khoản đăng nhập của nhân viên sẽ thực hiện công việc. Nếu có nhiều người thực hiện, phân tách nhau bằng dấu chấm phẩy

• Người theo dõi: Nhập thông tin tài khoản đăng nhập của người được gán theo dõi công việc

Giao diện nhập dữ liệu công việc lặp lại file Excel

• Thực hiện Chọn file đã chuẩn hóa

Giao diện thêm công việc lặp lại từ Excel

• Sau đó chọn Bắt đầu tải file đợi dữ liệu load được 100% thực hiện chọn nút Nhập dữ liệu để đưa dữ liệu lên hệ thống

Giao diện thêm công việc lặp lại từ Excel