Hướng dẫn cách kết nối Máy chấm công với phần mềm Fastwork

Hướng dẫn cách thiết lập kết nối Máy chấm công với phần mềm Fastwork để đồng bộ dữ liệu chấm công lên hệ thống

Để quản lý ngày công làm việc của nhân viên, nhiều công ty do đặc thù công việc không muốn nhân viên sử dụng điện thoại di động để chấm công, công ty đã có sẵn máy chấm công (viết tắt: MCC) và muốn để nhân viên chấm công trên MCC sau đó dữ liệu đồng bộ lên phần mềm Fastwork để quản lý.

Trước khi kết nối máy chấm công với Fastwork, cần sao lưu dữ liệu chấm công đã có trên máy và xoá toàn bộ dữ liệu đã có (bao gồm cả danh sách hiện tại) để tránh bị xung đột khi kết nối

I. Thiết lập cấu hình kết nối MCC với địa điểm chấm công tương ứng

Truy cập menu HRM → chọn Quản trị phân hệ HRM+

Tại giao diện Cấu hình → chọn Địa điểm chấm công → chọn Địa điểm sẽ kết nối nhận dữ liệu từ MCC

Tại giao diện cấu hình địa điểm → chọn tab Máy chấm công → chọn Thêm thiết bị để thực hiện cấu hình

Hiện tại, Fastwork đang hỗ trợ kết nối nhận dữ liệu từ 2 loại hình Máy chấm công: Máy chấm công bằng vân tay và Máy chấm công bằng khuôn mặt.

Tại giao diện thiết lập thông tin kết nối → ở thông tin Loại máy chấm công → thực hiện Chọn loại Máy chấm công

• Chọn Máy chấm công vân tay (đối với máy chấm công bằng vân tay)

• Chọn Máy chấm công nhận diện khuôn mặt (FaceID) (đối với máy chấm công bằng khuôn mặt)

Thực hiện nhập các thông tin thiết bị sẽ kết nối, các trường dấu (*) là trường thông tin bắt buộc:

• Tên thiết bị: Nhập tên thiết bị đang thực hiện kết nối

• Serial: Nhập số serial tương ứng của máy đang thiết lập

Nhập đủ thông tin chọn nút Lưu để lưu cấu hình

Lưu xong cấu hình thiết lập sẽ có hiển thị Chưa kết nối. Cần thực hiện thiết lập trên MCC để kết nối thông thiết bị và hệ thống.

Xác nhận lại số serial trên máy chấm công đúng theo quy chuẩn của nhà sản xuất

• Bên ngoài máy: Ở phía sau máy hoặc bên hông máy chấm công sẽ có tem dãy mã vạch số serial.

• Bên trong máy: Vào menu máy -> Thông tin hệ thống -> Thông tin thiết bị.

• Số serial bên ngoài (tem số serial phía sau hoặc bên hông máy chấm công) và số serial bên trong máy chấm công phải giống nhau → trường hợp 2 thông tin là khác nhau thì thực hiện lấy số serial theo số bên trong máy

II. Nhập cấu hình Máy chấm công

Sau khi thiết lập xong thông tin MCC vào địa điểm chấm công, anh/chị cần kết nối thông giữa 2 hệ thống (Trạng thái: ON)

Để thực hiện đồng bộ, MCC và máy tính cần phải dùng chung một hệ thống internet.

Thiết lập liên kết Ethernet: Tại menu máy chấm công -> vào phần Thiết lập liên kết (Comm)

Chọn mục Ethernet

Tại mục DHCP: bật ON → đợi giây lát để máy lấy tự động thông tin IP (có thể tắt đi bật lại để lấy lại)

Thiết lập liên kết đám mây (Cloud Sever Setting) (hoặc Lấy dữ liệu từ xa): Tại mục Thiết lập liên kết → chọn mục Cài đặt máy chủ đám mây

Nhập:

• Địa chỉ máy chủ: 124.158.5.56 | Cồng máy chủ: 5006 (đối với máy vân tay)

( hoặc)

• Địa chỉ máy chủ: 124.158.5.56 |Cổng: 5240 (đối với máy khuôn mặt FaceID)

Sau khi nhập xong các thông tin trên Máy chấm công, anh/chị quay lại phần mềm Fastwork, xem lại phần máy chấm công đã bật ON hay chưa. Nếu Trạng thái là ON có nghĩa 2 hệ thống đã kết nối thông → có thể thực hiện lấy dữ liệu.

III. Đồng bộ tài khoản từ phần mềm Fastwork sang máy chấm công

1. Thực hiện đồng bộ tài khoản nhân viên vào địa điểm chấm công

Truy cập menu HRM → chọn Quản trị phân hệ HRM → ở mục Cấu hình → chọn Địa điểm chấm công cần thiết lập

Tại giao diện chi tiết của địa điểm chấm công → chọn tab Máy chấm công → chọn Thiết bị cần thêm nhân viên để đồng bộ

Tại giao diện hiện ra → ở phần Danh sách nhân viên → chọn Thêm/sửa nhân viên để thực hiện chọn

Tích vào các nhân viên sẽ thực hiện cấu hình tại địa điểm chấm công này -> ấn nút Chọn để xác nhận

Bấm Lưu thay đổi để lưu lại dữ liệu

1. Đồng bộ dữ liệu tài khoản nhân viên từ Fastwork sang máy chấm công

Sau khi Lưu, phần mềm báo Cập nhật thiết bị thành công, nút Đồng bộ tài khoản hiện lên, bấm chọn để tiến hành cập nhật tài khoản đã chọn lên máy chấm công

- Khi tài khoản đã được đưa lên máy chấm công, bên cạnh tên tài khoản sẽ hiển thị , có thể theo dõi từ xa để nhận biết. Khi đã lấy dữ liệu thành công trên máy cũng sẽ có các ký

hiệu tương ứng. Vân tay và khuôn mặt

Khi tài khoản được đồng bộ thành công → anh/chị truy cập danh sách người dùng trên MCC sẽ thấy danh sách nhân viên hiển thị